一、不需归档文件材料的范围

（一）上级机关制发的文件材料

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件；

2、上级机关普发供参阅，不办的文件材料；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本校制发的文件材料

1、重份或复印多余的文件；

2、无查考利用价值的事物性、临时性文件；

3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、铅印文件的多次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

5、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问，提出一般性建议或意见的人民来信；

6、校内互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；

7、本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

8、为参考目的从各方面收集的文件材料。

（三）同级单位的非隶属机关制发的文件材料

1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（四）没有参加的一般性会议通知。

二、不需归档文件材料的处理办法

（一）各单位每年在文书立卷归档和清退文件时处理不需归档的文件材料。

（二）清理出的不需要归档的文件材料应加强管理，不要随便堆放。如需要做资料保存的文件材料应填写目录，组卷妥善存放，需要销毁时及时销毁。

（三）需销毁的文件中划分密级的文件应按照有关保密规定办理，一般文书材料可以采用简便方法进行登记（如登记收发文号在收发文簿上加盖“销毁”戳）。

（四）凡销毁的材料需要经本部门有关领导批准后方可销毁，无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人检查后监销。