河南工程学院全部档案分为四个全宗：郑州经济管理干部学院全宗（代号JG01），时间范围：1955年12月6日至2007年12月31日；河南纺织高等专科学校全宗（代号FZ02），时间范围：1954年5月至2007年12月31日；郑州煤田职工地质学院全宗（代号MD03），时间范围：1982年11月至2002年2月；河南工程学院全宗（代号GC04），时间范围：2008年1月1日至今。

二、档案门类方案

每个全宗内档案又分为文书（目录代号WS，含党群、行政、外事等）、科技（KJ，含科研、基建、出版、产品、设备等）、会计（KU,含财会、招标等）、人事（RS）、专业（ZY，含教学、学生、人物等）、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物（SW）等13个一级门类。

目录号格式：全宗号-目录代号·年度-类内册号

如：JG01-WS·1956-001，为：经干院全宗文书档案类1956年第1册；

如：JG01-ZY·JX13·1957-005，为：经干院全宗专业类审批表1957年第5册。

三、档案实体分类方案

本方案的编制是以原国家教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》为依据，遵循档案管理学基础理论和形式逻辑原则，突出教学、科研在高校档案工作中的作用，从我院实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点。

根据内容性质，我校档案具体分为十五大类，附声像电子类，共十六个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。

(一)二级类目的名称、标识符号和主要内容

1、党群类 DQ

主要包括：党委办公室（DQ11）、纪委（DQ12）、组织（DQ13）、宣传（DQ14）、统战（DQ15）、工会（DQ16）、团委（DQ17）、学生（DQ18）、老干部工作（DQ19)、处级部门基层党组织工作（DQ20）等党群部门在工作中形成的党务管理、各类会议、工作计划、总结、报表等文件材料。

2、行政类 XZ

主要包括：校长办公室（XZ11）、人事（XZ12）、监察审计（XZ13）、保卫法治（XZ14）、后勤总务（XZ15）、图书档案（XZ16）、国有资产（XZ17）、发展规划（XZ18）、校友联络（XZ19）、二级学院和其他教辅单位工作（XZ20）等行政职能部门在工作中形成的工作计划、总结、综合统计、各类会议文件、记录及上级机关与本校关于行政管理的文件材料。

3、学生类 XS

主要包括：学生综合（XS11)和学生档案袋（XS12,含学生高中档案、高考档案、学生入学登记表、学生体检表、军训表、学生学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等）。

4、教学类 JX

主要包括：学院在各层次教学活动中形成的,如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。

5、科研类 KY

主要包括：各科研项目在科研准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。

6、基本建设类 JJ

主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。

此类以基建项目为单元组卷。

7、仪器设备类 SB

主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8、产品生产与科技开发类 CP

主要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。

9、出版物类 CB

主要包括：学院自行编辑出版的《河南工程学院学报》、《河南工程学院报》及其他部门主编的学术、文艺刊物、宣传画册、多媒体宣传片样本。

10、外事类 WS

主要包括：学院教职工出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务等有关材料。

11、财会类 CK

主要包括：财务工作管理、会计核算、审计等活动中形成的会计凭证、报表、账簿、工资册等。

12、招标类 ZB

主要包括：采购招标和维修招标。内容为评审材料、招标材料、投标材料、招投标同步电子材料。

13、实物类 SW

主要包括：奖杯、奖状、奖章、奖牌、锦旗、证书；校徽、校牌、牌匾；公务纪念品、宣传品、题词、字画；停用的各种印章等。

14、干部人事类 RS

主要包括：履历、自传、鉴定考核考察、学历学位培训、职务职称、政审、党团、奖惩、工资待遇、录用、调动、入伍转业、出国、离退材料，报到证、工会会员证、体检表等其他材料。

15、人物类 RW

主要包括：传记、回忆录、履历表等主要经历和主要活动的生平材料；文章、报告、演讲稿、工作日记等公务活动的材料；代表作、著作、研究成果、书画等材料；各类证书、奖杯、奖状、奖章以及与名人有关的家族谱牒、信函等；录音带、录像带、照片、光盘等及其他具有历史和纪念意义的物品；口述历史材料；社会对著名人物研究、评价的材料，如纪念性、回忆性材料，先进事迹材料，研究介绍材料等。

附类：声像电子类

主要包括：学校在各类活动中产生的重要照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）等。

(二)三级类目的设置与标识，在二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为：“11”，其余二级类目依次12,13,14，……，99，但10,20，……等带“0”的数字不用。

四、档号编制

（一）按卷整理的档号编制示例

全宗号-门类号·二级类别号·三级类目·年度号·保管期限-案卷号-件号（划线部分为必选项）

1、科技档案：GC04-KJ·KY·KJT·2022·Y-006，为：工程学院-科技档案类·科研·科技厅·2022年·永久-第6个项目。

2、专业档案：GC04-ZY·JX1422·FZ01·2022 -002，为：工程学院-专业档案类·成绩单·纺织学院·2022年-第2卷。

3、会计档案：GC04-KU·CK14·2022-0001-0016，为：工程学院-会计档案类·财会凭证·2022年-第1卷-第16件档案。

4、基建档案：JG01-KJ·JJ·TSG·2006-006，为：经干院-科技档案类·基建档案·图书馆·2006年-第6卷。

5、照片档案：GC04-ZP·2022·Y-006，为：工程学院-声像电子类·照片档案·2022年·永久-第6组。

（二）按件整理的档号编制示例

全宗号-门类号·二级类别号·三级类目·年度·保管期限·机构问题-件号（划线部分为必选项）

1、文书档案：GC04-WS·XZ1122·2022·Y -0256，为：工程学院-文书档案类·行政发文·2022年·永久-第256件档案。

2、录像档案：GC04-LX·DQ11·2019·Y·DDH-0005，为：工程学院-录像档案·党务工作·2019年·永久·党代会-第5件录像档案。

3、网页档案：GC04-WY·TZGG·2022·Y-0001，为：工程学院-网页档案·通知公告·2022年·永久-第1件网页档案。

4、实物档案：FZ02-SW·1996·Y-0001，为：纺专-实物档案类·1996年·永久-第1件档案。

河南工程学院档案归档范围和档案保管期限表

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合（党办、主体责任办、维稳办）

序号	类目名称		保管期限
1	上级机关下发，经党办收发、办理的党务机要文件材料DQ1121
1.1	上级机关有关党务工作、年终需要清收上交的机要文件材料		1年
1.2	上级机关有关党务工作、针对我校的机要文件材料		永久
1.3	上级机关有关党务工作、需要我校贯彻执行的机要文件材料		10年
2	上级机关下发，经党办收发、办理的党务管理文件材料DQ1122
2.1	上级机关有关党务工作、需要我校贯彻执行的文件材料		10年
2.2	上级机关有关党务工作、针对我校的文件材料		永久
2.3	上级机关召开会议印发我校党务工作典型材料或学校党委领导在上级机关会议上的发言材料		永久
2.4	上级机关或领导针对我校党务工作等的指示、批复、通报、讲话等文件材料		永久
2.5	上级机关对我校干部任免、奖励、处分的决定、通知等文件材料		永久
2.6	上级机关针对本校下发的调查、检查、调研或巡视等工作的重要文件		永久
3	学校党委工作形成的文件材料、声像材料和实物DQ1123
3.1	回复上级机关、党委调查、检查、调研或巡视等工作形成的文件材料		永久
3.2	省部级以上领导、国外政要等来校视察、考察、调研等形成的文件材料、声像材料和实物		永久
3.3	学校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）		永久
3.4	学校党委工作简报、情况反映、工作信息、党委大事记、年鉴		永久
3.5	以学校党委文号制发的决定、条例、办法、指示、批转、通报和通知等文件		永久
3.6	学校党委保密、秘书工作的有关文件		30年
3.7	学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件		30年
3.8	重要的群众来信来访及处理材料	有领导批示和处理结果的文件	永久
		无领导批示和处理结果一般性文件	30年
3.9	学校党委领导在公务活动中接受或受赠的礼品类实物		永久
3.10	学校党群系统启用印章的文件和印模、停用的印章，党委领导使用过的方章和签名用章		永久
3.11	学校党群系统重要统计材料		永久
3.12	党委办公室收文、发文登记簿、重要公务电子邮件		30年
3.13	党委向上级有关部门的请示及批复		永久
4	学校召开党代会材料DQ1124
4.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿		永久
4.2	大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍		永久
4.3	主席团会议、小组会议记录，会议简报、会议情况		永久
4.4	大会选举办法，选举结果和上级批复等		永久
4.5	提案及办理情况，问题反映记录与反馈等		永久
4.6	会议参考文件，工作人员名单		10年
4.7	照片、录音、录像等声像材料		永久
4.8	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物		永久
5	学校党委相关会议的记录、纪要、决议和讨论等文件材料和声像材料DQ1125
5.1	党委会、党委扩大会、常委会、书记办公会、党政联席会、中心组会议、民主生活会等材料		永久
5.2	学校召开的分党委、党总支和直属党支部书记会议等材料		永久
5.3	以学校党委名义召开的工作会议、专题会议等材料		永久
5.4	学校党委领导在校内各类会议上的重要讲话稿		10年
5.5	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿		D30
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物		永久

DQ12 纪检监察巡察工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级纪委、监察机关下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关纪检、监察工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关纪检、监察工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级纪委、监察机关下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	纪委、监察处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	纪检、监察工作材料
3.1	纪委、监察处制定的纪检、监察工作规章制度	30年
3.2	学校纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料	永久
3.3	学校预防职务犯罪工作的文件材料	永久
3.4	纪委、监察工作统计报告（表）	永久
3.5	校级以上纪检、监察先进单位和个人等的事迹材料及名单	永久
3.6	以纪委或监察处文号编制的重要文件	永久
3.7	以纪委或监察处文号编制的一般文件	30年
4	党员、干部处分处理、复查材料、立案调查材料及综合性报告
4.1	警告以上处分相关材料	永久
4.2	警告处分相关材料	30年
4.3	通报批评相关材料	10年
5	信访材料
5.1	有校级以上领导批示的群众来信、来访材料及处理意见	永久
5.2	一般的群众来信、来访材料及处理意见	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ13 组织工作（组织部、党校、编制办、人才办）

序号	类目名称	保管期限
1	上级组织部门下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关组织工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关组织工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	组织部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	组织工作材料
3.1	关于组织工作、干部监督的规章制度	30年
3.2	学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料	永久
3.3	学校落实组织、干部政策的有关材料	30年
3.4	党费收支、结存情况报告和统计表及有关规定	30年
3.5	以组织部文号编制的重要文件	永久
3.6	以组织部文号编制的一般文件、组织工作大事记	30年
4	组织建设形成的材料
4.1	学校处级组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
4.2	学校各分党委、党总支、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料	永久
4.3	校级以上先进党支部、优秀党员、先进党务工作者等的事迹材料及名单	永久
4.4	出席校级以上的党代会代表名单、登记表，代表证复印件	永久
4.5	党员和党组织情况统计年报表	永久
5	党员、干部队伍建设形成的材料
5.1	上级对校级领导人的任免、校级干部年度考评材料	永久
5.2	副处级以上干部、后备干部任职考察材料、年度和任期考核材料、干部评议	30年
5.3	校内各部门目标管理责任，党员目标管理、民主评议党员材料	30年
5.4	本校副处级以上干部任免、调动、离退休的报告、请示、批复、决定、通知等（包括上级批准的要附任免呈报表）	永久
5.5	科级干部任免的决定、通知等	30年
5.6	组织部权限内的系、室、部等干部任免材料及名册	30年
5.7	党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根	30年
5.8	处级、科级干部名册	永久
5.9	分党委、党总支、直属党支部委员名册	30年
5.10	党员名册	30年
5.11	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、组织关系转递的文件材料	永久
6	党员、干部教育、培训、学习、锻炼等形成的材料
6.1	党内重要教育活动形成的材料	30年
6.2	全校党员教育活动、干部培训计划、党校培训工作计划等文件材料	10年
6.3	党校教学大纲、工作手册、教师名单、党课讲稿、学员名单、学员成绩单	30年
6.4	科级以上干部培训、挂职、驻村、扶贫、博士服务团等工作相关材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ14 宣传教育工作（宣传部、融媒体中心、文明办、校报）

序号	类目名称	保管期限
1	上级宣传部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关宣传教育工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关宣传教育工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	宣传部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	宣传教育工作材料
3.1	宣传部制定的宣传教育工作规章制度	30年
3.2	学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3.3	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
3.4	政治、理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
3.5	宣传部印发的政治理论学习资料汇编	30年
3.6	宣传部牵头组织的各类报告会、研讨会、讲座、论坛、形势教育等形成的材料	30年
3.7	学校精神文明建设有关文件材料	30年
3.8	校园文化建设形成的关文件材料	30年
3.9	以宣传部文号编制的重要文件	永久
3.10	以宣传部文号编制的一般文件	30年
4	新闻报道材料
4.1	省级以上新闻媒体报道我校各项事业发展和教职工先进事迹的文件材料	永久
4.2	省级以上新闻媒体报道我校的报纸、网页、照片、录音、录像等材料	永久
4.3	地市级以上新闻媒体报道我校的报纸、网页、照片、录音、录像等材料	30年
4.4	记录学校各类重要会议和各项重要活动形成的声像材料	永久
4.5	校园网新闻网页的电子文件及其元数据	永久
4.6	记录学校一般会议和活动形成的声像材料	30年
4.7	宣传部制发的反映学校各项工作的资料汇编、宣传图册、宣传片、展板样稿等	永久
5	反映党政重要活动的声像材料
5.1	党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料	永久
5.2	省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、残光、访问等声像材料	永久
5.3	反应校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和声像材料	永久
5.4	本校召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰大会及其他党政重要会议）形成的重要声像材料	永久
6	其他重要声像材料
6.1	历任党委书、校长的重要声像材料	永久
6.2	本校著名专家、教授的重要声像材料	永久
6.3	本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料	永久
6.4	本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料	永久
6.5	本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料	永久
6.6	著名校友的声像材料	永久

DQ15 统战工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级统战部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关统战工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关统战工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级民主党派下发的任免我校教职工担任各级组织负责人的通知	永久
2	统战部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	统战工作材料
3.1	学校统战部制定的管理规章制度	30年
3.2	学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结	永久
3.3	学校统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
3.4	学校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
3.5	学校港、澳、台和侨务工作材料	30年
3.6	学校各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
3.7	学校各民主党派自身建设状况的调查报告等材料	10年
3.8	学校统战工作重要会议记录	30年
3.9	以统战部文号编制的重要文件	永久
3.10	以统战部文号编制的一般文件	30年
3.11	确定党外知识分子重点联系对象的登记表、上级通知及有关材料	30年
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ16 工会工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级工会下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关工会、教代会工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关工会、教代会工作，针对我校的文件材料	永久
2	学校召开的工代会、教代会材料
2.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿	永久
2.2	大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍	永久
2.3	主席团会议、小组会议记录，会议简报、会议情况	永久
2.4	大会表决和选举办法，表决和选举结果和上级批复等	永久
2.5	提案及办理情况，问题反映记录与反馈等	永久
2.6	会议参考文件，工作人员名单	10年
2.7	照片、录音、录像等声像材料	永久
2.8	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物	永久
3	学校表彰或推荐表彰相关先进集体、先进个人的材料
3.1	工会各类表彰活动形成的文件材料	30年
3.2	省级以上先进集体、先进个人等的事迹材料、名单和证书、证件、奖杯等的复制、复印件	永久
3.3	校级表彰的先进集体、先进个人等的事迹材料、名单等	30年
4	工会工作材料
4.1	校工会牵头召开的有关会议形成的材料	30年
4.2	学校工会工作规章制度、计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表	永久
4.3	学校工会处分会员的有关材料	30年
4.4	工会委员会会议记录、纪要	30年
4.5	基层工会干部名册	30年
4.6	会员名册	30年
4.7	学校计划生育工作形成的材料	30年
4.8	工会女工委员会工作的有关材料	30年
3.9	工会有关会员家属工作的材料	10年
3.10	以校工会文号编制的重要文件	永久
3.11	以校工会文号编制的一般文件	30年
5	工会举办各类活动形成的材料学校计划生育工作形成的材料
5.1	活动方案、程序或竞赛规程、领导讲话、成绩、报告、总结等文字材料	10年
5.2	工会活动形成的具有纪念意义的照片、录音、录像等声像材料	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ17 共青团工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级团委下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关共青团工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关共青团工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	团中央、团省委领导到校的讲话、报告记录、题词	永久
2	学校召开的团代会、学代会材料
2.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿	永久
2.2	大会表决和选举办法，表决和选举结果和上级批复等	永久
2.3	照片、录音、录像等声像材料	永久
2.4	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物	永久
3	学校表彰或推荐表彰先进集体、优秀个人的材料
3.1	省级以上先进团支部等先进集体、优秀团干部、优秀团员等先进个人的事迹材料、名单	永久
3.2	校级表彰的先进团支部等先进集体、优秀团干部、优秀团员等先进个人的事迹材料、名单	30年
3.3	校级以上先进集体、先进个人的获奖证书、证件、奖杯等的原件或复制、复印件	永久
4	学生参加各类重要活动和竞赛等形成的材料
4.1	学校参加国家和省级各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中所获得的奖旗、奖章及荣誉证书。	永久
4.2	大学生创业活动综合材料（国家级、省级大学生创业基地名单、协议；创业教育相关材料；各类创业基金项目材料）	永久
4.3	学校社会实践、志愿者服务、科技创新等活动和竞赛的计划、总结以及典型调查报告	30年
4.4	省级以上社会实践、志愿者服务、科技创新等学校获奖材料、证书、证件、奖杯等的原件	永久
4.5	省级以上社会实践、志愿者服务、科技创新等个人获奖材料、证书、证件等的原件或复印件	永久
4.6	学生社会实践、志愿者服务、科技创新等重要活动和竞赛过程中形成的声像材料	永久
5	团委、学生会工作材料
5.1	学校制定的共青团工作相关规章制度	永久
5.2	校团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知	永久
5.3	校团委、学生会工作计划、报告、总结、典型调查材料和重要统计报表	30年
5.4	处分团员的材料及复查材料	30年
5.5	批准入团、离团的材料及名单	30年
5.6	团干部名单、团员名册	永久
5.7	团委、团常委会议记录	30年
5.8	各分团委、学生会有关文件材料	长期
5.9	学生参与各种学会、社团的审批表、管理章程及统计材料	长期
5.10	团委主办的重大活动的材料	永久
5.11	校团委、学生会主办的刊物样本	30年
5.12	以校团委文号编制的重要文件	永久
5.13	以校团委文号编制的一般文件	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ18 学生工作（学工部、心理中心、资助中心）

序号	类目名称	保管期限
1	上级学生工作部门下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关学生思想政治工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关学生思想政治工作，针对我校的文件材料	永久
2	学校表彰或推荐表彰先进集体、优秀个人的材料
2.1	省级以上先进班级等先进集体、优秀学生干部、优秀学生等先进个人的事迹材料、名单	永久
2.2	校级表彰的先进班级等先进集体、优秀学生干部、优秀学生等先进个人的事迹材料、名单	30年
2.3	校级以上先进集体的获奖证书、证件、奖杯等的原件或复制、复印件	永久
3	学生工作部工作材料
3.1	学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
3.2	学生工作部的学生思想政治工作计划、报告、总结、统计报表	永久
3.3	学生思想政治工作典型调查材料	30年
3.4	辅导员等政治工作人员名单及队伍建设的材料	30年
3.5	学校奖贷学金条例及偿还贷款办法，奖助贷协议合同、汇总表、清册、报表	30年
3.6	学生勤工俭学名单、统计等有关材料	10年
3.7	学生违纪处分材料，本人申诉及复查结论材料	永久
3.8	心理健康教育工作计划与总结	30年
3.9	以学生工作部文号编制的重要文件	永久
3.10	以学生工作部文号编制的一般文件	30年
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ19 老干部工作（离退处、关工委）

序号	类目名称	保管期限
1	上级老干部工作部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关老干部和关心下一代工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关老干部和关心下一代工作，针对我校的文件材料	永久
2	老干部工作
2.1	学校制定的老干部和关心下一代工作规章制度	30年
2.2	学校离退休干部情况统计报表	30年
2.3	学校老干部和关心下一代工作计划、总结	30年
2.4	学校关心下一代工作文件材料	10年
2.5	关于干部离休、享受待遇、更改参加革命工作时间的批复材料	永久
3	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ20 处级部门基层党组织工作（机关各支部、二级学院党委）

序号	类目名称	保管期限
1	分党委、党总支、直属支部工作
1.1	分党委、党总支、直属支部制定的规章制度	30年
1.2	分党委、党总支、直属支部上报学校党委的工作计划、总结、报告、请示和批复	永久
1.3	分党委、党总支、直属支部会议记录、工作计划、总结、调查材料、重要统计报表	30年
1.4	分党委、党总支、直属支部党建工作及有关材料	30年
1.5	分党委、党总支、直属支部人员奖励及有关材料	30年
2	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11 行政综合（校长办公室）

序号	类目名称	保管期限
1	上级机关下发，经校办收发、办理的行政管理文件材料（XZ1121）
1.1	上级机关有关高校行政管理工作、需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级机关有关高校行政管理工作、针对我校的文件材料	永久
1.3	上级机关召开会议印发我校行政工作典型材料或学校行政领导在上级机关会议上的发言材料	永久
1.4	上级机关或领导针对我校行政工作等的指示、批复、通报、讲话等文件材料	永久
1.5	上级机关对我校的调查或检查工作形成的重要文件	永久
2	学校行政工作会议、专题会议、庆典活动等形成的材料（XZ1123）
2.1	校长办公会、校长专题工作会、校长书记碰头会、党政联席会等记录、纪要、决定等	永久
2.2	校务委员会、学位委员会、学术委员会等委员名单、会议记录、纪要	永久
2.3	全校性工作会议、专题会议、座谈会等形成的文件材料	30年
2.4	学校行政领导在校内会议和活动上的重要讲话稿	30年
2.5	会议和活动形成的照片、录音、录像等声像材料	永久
2.6	会议和活动的贺电、贺信、赠品和大会证件式样、纪念品等实物	永久
	校庆活动的材料：重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等
3	学校对外交往形成的文件材料、声像材料和实物
3.1	上级行政领导来校调研、检查、视察工作形成的文件材料、声像材料和实物	永久
3.2	学校行政领导与上级领导有关学校工作的重要来往信件	30年
3.3	学校行政领导参加校外会议和活动的发言稿	30年
3.4	学校行政领导在公务活动中接受或受赠的礼品类实物	永久
3.5	国内外知名专家教授、社会名人、友好人士来校考察、交流形成的文件材料、声像材料和实物	永久
3.6	学校聘请、聘任兼职教授、名誉教授名册和聘请、聘任活动形成的声像材料	永久
4	学校行政综合管理形成的材料（XZ1122）
4.1	学校制定的全校性的管理规章制度及其汇编或选编	永久
4.2	以校字和校办字文号编制发布的决定、规定、办法、指示、通报和通知等重要文件	永久
4.3	以校字和校办字文号编制发布的决定、规定、办法、指示、通报和通知等一般文件	30年
4.4	上级对学校办学水平及各类行政事务评估形成的材料	永久
4.5	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4.6	有关全校性工作的调查材料和经验总结	30年
4.7	学校向上级的重要请示及其批复	永久
4.8	学校向上级的一般请示及其批复	30年
4.9	校内各单位对学校的请示及学校的批复	30年
4.10	学校报送上级的学年报表、综合统计及统计资料汇编	永久
4.11	学校行政系统启用印章的文件和印模、停用的印章，校长、副校长使用过的方章和签名用章	永久
4.12	学校历史沿革、情况介绍、学校大事记、简报、信息、动态等	永久
4.13	学校校史、校志、年鉴等工作形成的材料	永久
4.14	群众来信、来访形成的文件材料	30年
4.15	校长办公室工作计划、总结	30年
4.16	校长办公室收文、发文登记簿、重要公务电子邮件	10年
5	学校其他行政事务形成的材料（XZ1124）
5.1	学校行政事务及各项工作督查落实形成的文件材料	30年
5.2	学校法人证书、组织机构代码证等证书、证件	永久
5.3	学校与有关行政机关、企事业单位签订的合同书、协议书原件	永久
5.4	有关合同、协议文件的审查意见材料	30年
5.5	学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的文件及声像材料	永久
5.6	学校组织的著名专家教授、知名人士的治丧活动的文件及声像材料	永久
5.7	学校校务公开工作形成的材料	30年
5.8	学校机关综合事务形成的材料	10年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
6.1	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
6.2	学校从事教学、科研、生产等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。（附文字说明）	永久
6.3	普选工作材料	10年
6.4	关于捐资助学、救灾等活动的有关材料	永久
7	法制办工作(XZ14)
7.1	学校行政法律事务形成的资料、案卷
7.2	法院及其他政法机关针对我校判决书、裁定书等原件	永久
7.3	校级协议、合同材料，重要的具有长远保存利用价值的	永久
7.4	校级协议、合同材料，一般的，经济类5万元以下的	30年

XZ12 人事工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级人事部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关人事工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关人事工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	人事处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	人事管理工作材料
3.1	关于校内机构设置、人员编制、部门职能划分和岗位设置等文件材料及上级批复	永久
3.2	人事处牵头制定的学校人事管理、薪酬分配、离退休等规章制度、办法等	永久
3.3	人事处工作计划、报告总结、调查材料、会议记录	30年
3.4	学校各类人才队伍建设规划和人才引进、培养方案及办法	永久
3.5	长江学者、有突出贡献中青年专家、政府特殊津贴等人才选拔、推荐、申报等材料	永久
3.6	专业技术人员管理和专业技术职务评聘工作形成的材料及上级批复（文件、职称评定审批表、聘任花名册等）	永久
3.7	工人聘干、定级形成的材料	永久
3.8	教职工医疗、养老、失业等社会保险材料	永久
3.9	教职工福利、困难补助、遗属补助等管理工作材料	30年
3.10	表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料和名单	30年
3.11	处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料和名单	30年
3.12	专业技术人员和职工年度、任（聘）期的考核材料	30年
3.13	教职工名册（分单位的总册、分类名册）及登记表	永久
3.14	教职工动态月报	30年
3.15	人事工作各类统计表、报表	永久
3.16	以人事处文号编制的重要文件	永久
3.17	以人事处文号编制的一般文件	30年
4	人员管理工作材料
4.1	教职工录用、转正、定级等文件材料	永久
4.2	教职工调入、调出的名册、商调函件、转移行政和工资关系介绍信或存根等材料	永久
4.3	教职工校内调动材料	30年
4.4	教职工援外和支援边远地区材料	30年
4.5	教职工工资调整材料、名册	永久
4.6	教职工退职、离职的有关材料	30年
4.7	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	30年
4.8	教职工退休后延聘、或返聘等重新工作的材料	30年
4.9	教职工因公致残的审批材料	永久
4.10	合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等材料
4.11	使用临时工有关材料	30年
5	教师工作部工作
5.1	师资培养、教师出国进修管理等工作的文件、计划、规定、考核、总结等	30年
5.2	教师进修计划、安排、总结	30年
5.3	教师工作量的规定及执行情况	30年
5.4	教师业务考核材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ13 审计工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级审计部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关审计工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关审计工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	审计处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	审计管理工作材料
3.1	学校审计工作计划、总结、规章制度	30年
3.2	学校审计工作会议纪录、纪要、大事记	永久
3.3	学校审计工作统计年报及重要报表	永久
3.4	上级机关对学校进行审计形成的材料	永久
3.5	以审计处文号编制的重要文件	永久
3.6	以审计处文号编制的一般文件	30年
4	校内财务审计报告及附件
4.1	单位财务、科研经费和大额支出项目等的审计报告	永久
4.2	项目与审计项目有关的请示、报告、批示、委托书等	永久
4.3	审计通知书、意见书、决定、建议书、移送处理书等	永久
4.4	审计承诺书、审计报告征求意见书、被审计单位书面意见和审计组说明材料	永久
4.5	审计证据资料、审计工作底稿	30年
4.6	被审计单位对审计结论和决定的复审申请、申诉材料	30年
4.7	审计工作方案，检查审计意见书落实情况和审计决定执行情况的报告和记录	30年
4.8	与财务审计有关的群众来信和来访记录	30年
4.9	对外委托财务审计的报告及相关材料	30年
5	校内重大经济活动、建设项目审计报告及附件
5.1	重大经济活动、建设项目审计报告	永久
5.2	经济活动、建设项目结算审计汇总表	永久
5.3	经济活动、建设项目的合同、决算	永久
5.4	与审计有关的群众来信和来访记录	30年
5.5	对外委托审计项目的报告及相关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ14 武装保卫工作

XZ14-1 武装工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级军事、武装等部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关武装、人防、军训等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关武装、人防、军训等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	武装部管理工作材料
2.1	学校制定的预备役、军事训练、拥军优抚等方面的规章制度	30年
2.2	武装部工作计划、总结、调查报告	永久
2.3	学校预备役建设等方面的统计年报及重要报表	永久
2.4	国防教育、预备役登记、征兵工作等文件材料	30年
2.5	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	永久
2.6	以武装部文号编制的重要文件	30年
2.7	以武装部文号编制的一般文件	10年
3	军事训练材料
3.1	校国旗护卫队材料	30年
3.2	军训活动日程、教官名单、军训情况、领导讲话材料	10年
3.3	军训等活动形成的声像材料	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ14-2 安全保卫工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级公安、国家安全、安全保卫等部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关安全、保卫等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关安全、保卫等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校安全保卫重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	保卫部（处）管理工作材料
3.1	学校制定的安全保卫方面的规章制度	30年
3.2	保卫部（处）工作计划、总结、调查报告	永久
3.3	学校关于安全保卫重要工作呈报上级的请示与上级的批复	永久
3.4	上级部门对学校安全保卫工作的检查、评价材料	30年
3.5	学校安全保卫方面的统计年报及重要报表	永久
3.6	学校要害部门的安全保卫和消防工作等形成的材料	30年
3.7	保卫部门的安全检查、调查记录	10年
3.8	学校关于安全保卫工作评优、奖励的文件材料	30年
3.9	学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
3.10	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	30年
4	学校关于安全保卫方面的惩处文件
4.1	警告（不含）以上处分文件材料	永久
4.2	警告处分文件材料	30年
4.3	通报批评文件材料	10年
5	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ15 总务后勤工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级部门下发的有关总务后勤工作，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关总务后勤工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关总务后勤工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校召开的总务后勤重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	总务后勤综合管理工作材料
3.1	学校制定的总务后勤管理规章制度、后勤管理服务中心、校医院规章制度	30年
3.2	学校总务工作计划、报告、调查材料、情况汇报	30年
3.3	总务处上报学校的重要请示及学校批复	永久
3.4	总务处上报学校的一般请示及学校批复	30年
3.5	代表学校签订的各类总务后勤服务项目协议、合同等	30年
3.6	学校水、电、气、暖、通讯等管理形成的文件材料	30年
3.7	学校防震、防汛、节能、环保、爱国卫生等工作计划、总结、规定、通知等文件	30年
3.8	学生餐饮、学生宿舍管理工作等形成的有关材料	10年
3.9	校医院、食堂、宾馆、门面房等校属产业管理材料	30年
3.10	以总务处文号编制的文件	30年
4	学校房屋、房产管理文件材料
4.1	学校房屋和房产管理、调配使用、转移产权或使用权等的规定、总结	30年
4.2	教职工住房申请、住房分配或出售规定、方案、细则、情况统计、调查表等	30年
4.3	教职工住房产权合同、协议、界定卡、登记表和有关手续	永久
5	改造、维修、修缮、购置、绿化等项目管理材料
5.1	学校房屋、道路等改造、维修、修缮等形成的材料	30年
5.2	学校物质、家具等统一采购供应管理的相关材料	30年
5.3	校园绿化、美化净化等工作的有关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物
6.1	师生员工健康状况调查材料及统计表	30年
6.2	伙食、校园绿化的有关材料	10年
6.3	经营性房产的租赁合同	30年

XZ16 图书、档案和文博工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级图书、档案、文博部门下发的，经校办批转的文件（XZ1621）
1.1	上级下发的有关图书、档案、文博工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关图书、档案、文博工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	图书工作形成的材料
2.1	学校制定的图书工作管理规章制度	30年
2.2	学校图书工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
2.3	上级相关部门对学校图书工作的检查、评价材料	30年
2.4	学校馆藏图书目录、统计及统计年报	永久
2.5	图书、数据库等购置的招投标文件材料	30年
2.6	图书馆与国内外友好交往中互相赠送、交换书刊清册	30年
2.7	图书淘汰处理清册	30年
3	档案工作形成的材料（XZ1622）
3.1	学校制定的档案工作管理规章制度	30年
3.2	学校档案工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
3.3	上级档案部门对学校档案工作的检查、评价材料	30年
3.4	学校档案指南、全宗介绍、统计及统计年报	永久
3.5	归档各类档案材料移交、接收登记表	永久
3.6	档案材料销毁清册和销毁清册审批表	永久
3.7	查阅、复制或复印各类档案审批表、推荐信函或证明、登记表，档案外借登记表	永久
4	文博工作形成的材料（XZ1623）
4.1	学校制定的文博工作管理规章制度	30年
4.2	学校文博工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
4.3	上级文博部门对学校文博工作的检查、评价材料	30年
4.4	学校文博概况、藏品目录、统计及统计年报	永久
4.5	学校与国内外友好交往中互相赠送、交换的文博藏品清册	永久
5	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
5.1	历年来使用过的借书证样品（附简要说明）	永久
5.2	图书、档案馆编研成果及出版物	永久

XZ17 国有资产管理工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关国有资产管理等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关国有资产管理等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校召开的国有资产管理重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	国有资产管理工作形成的材料
3.1	学校制定的国有资产、校办产业管理规章制度、规定	永久
3.2	学校国有资产、校办产业管理工作计划、总结、情况汇报、统计报表	永久
3.3	学校关于国有资产、校办产业管理报送上级的请示及批复	永久
3.4	国有资产管理处负责的政府采购、工程项目等招标、中标文件材料（仪器设备归设备类）	30年
3.5	学校房屋产权证、土地产权证、国有资产证等登记材料	永久
3.6	学校房屋租赁、出让等文件材料	30年
3.7	学校国有资产登记、核算清算、交接等形成的材料	永久
3.8	学校国有资产报废、处置、调拨等文件材料和报废、处置、调拨等清单	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ18 发展规划工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关发展规划、学科建设等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关发展规划、学科建设等工作，针对我校的文件材料	永久
2	发展规划工作形成的材料
2.1	学校教育事业规划、计划及上级批复
2.2	学校规章制度和重要文件合法性、合规性审查形成的材料	30年
2.3	学校发展规划编制、重大发展问题调查报告	永久
2.4	学校高等教育研究项目的立项、申报、评奖、鉴定等材料	30年
2.5	学校各级重点学科申报、建设、管理等形成的材料	永久
3	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ19 校友联络工作

序号	类目名称	保管期限
1	校友信息建设工作
1.1	学校与校友联络与交流形成的文件材料	30年
1.2	国内外校友会建设工作形成的材料	永久
1.3	《校友通讯录》样件	永久
2	校友捐赠工作形成的材料
2.1	校友捐资助学工作形成的文件材料	30年
2.2	校友捐赠的学校发展历程中具有凭证性和标志性作用的实物	永久
2.3	校友捐赠的其他具有纪念意义、收藏价值或永久保存价值的实物	永久
3	杰出、知名校友工作
3.1	杰出、知名校友来校开展活动形成的文件、声像材料和实物	永久
3.2	杰出、知名校友的业绩材料	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ20 二级学院和其他教辅单位工作

序号	类目名称	保管期限
1	二级学院工作（部门自存）
1.1	学院年度工作计划、总结、报告	永久
1.2	学院制定的规章制度	30年
1.3	学院重要会议文件材料、领导讲话	30年
1.4	学院办公会议记录、纪要	30年
1.5	学院与有关单位或个人签订的合同、协议、聘书	30年
1.6	学院院庆活动形成的文件材料、声像材料和实物	永久
1.7	学院校友活动形成的领导讲话、校友祝词、贺电贺信	30年
1.8	学院组织专家、学者专题讲座、学术报告形成的材料	30年
1.9	本二级学院组织沿革、大事记、院史、简介、备忘录、重要实物（存校档案馆）	永久
1.10	本二级学院各类年度统计报表、部门承办的报向上级的汇报材料、调研材料、自查材料（存校档案馆）	永久
2	教辅单位工作（部门自存）
2.1	本单位会议记录、纪要、简报	30年
2.2	本单位工作计划、总结、报告	30年
2.3	本单位开展各种业务或学术活动的文件	30年
2.4	本单位重要实物、统计年报、部门承办的报向上级的汇报材料、调研材料、自查材料（存校档案馆）	永久
3	其他具有重要保存价值的文件材料、声像材料和实物（存校档案馆）	永久

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 教学管理综合（教务处）

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校教学综合管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校教学综合管理或学校及教师教学方面奖惩的文件材料	永久
3	学校上报的关于教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的请示与批复	永久
4	学校制定的教学综合管理规章制度、条例、办法、规定等	永久
5	学校制定的非学历教育管理方面的文件材料	30年
6	学校教学工作会议记录与纪要	永久
7	本校任课教师、聘任兼职教授、名誉教授名册、教学督导组名单	永久
8	学校教学督导、教学检查、教学评估等工作计划与总结、调研报告、简报、统计报表	30年
9	教改经验、总结、典型教案及分析、重要备课记录等	永久
10	学校联合、合作办学、办班协议书	永久
11	学校获得的省部级以上教学类奖励的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章等	永久
12	各类教学成果获奖项目相关文件材料	永久
13	学校教师任省部级以上学科评议组成员、教学指导委员会委员材料	永久
14	学校主办或承办的全国性教学会议、体育赛事等教学活动形成材料	永久
15	学生运动会材料：日程安排、项目清单各项运动会项目成绩记录	30年
16	上级针对本校关于成教工作的文件材料
16.1	上级有关成人教育方面的方针、政策、规定、办法等文件材料	永久
16.2	成教工作的规章制度、计划、总结、统计材料	永久
16.3	成教教学规划、实施计划、会议记录、调研报告	永久
16.4	成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	永久
16.5	成教联合办学、非学历教育培训班、进修班材料	永久
16.6	与外单位签订的重要协议书、合同书	永久
17	其他具有长期保存和利用价值的文件材料、实物、声像材料等
17.1	反映著名专家教授优秀教师教学活动的声像材料	永久
17.2	有关重点学科与重点实验室建设的声像材料	永久
17.3	本校编制的声像教学材料	永久
17.4	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

JX12 学科专业与实验室建设（教务处、实训实验室、二级学院）

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科专业与实验室建设，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科专业设置和实验室建设方面的文件材料	永久
3	学校专科和本科专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
4	省级以上特色专业和综合改革专业、教学实验中心等建设材料	永久
5	学校专科、本科专业、实验室建设计划、简报、总结	30年
6	学校专科、本科专业、实验室建设统计报表	永久
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX13 招生工作（招生办公室）
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科生招生工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生招生工作方面的文件材料	永久
3	学校专科、本科生招生计划、招生章程、招生简章、招生专业介绍、招生工作总结	30年
4	普通本科、专科生新生录取材料，含新生录取审批表和录取新生一寸照片	永久
5	学校举办和承办的高招咨询会议材料	永久
6	本校招生工作规章制度	永久
7	有关成教招生工作的文件材料
7.1	本校成教招生工作规章制度	永久
7.2	学校成教招生工作的计划、总结	30年
7.3	成教招生宣传材料	30年
7.4	成教新生录取审批表和录取新生一寸照片	永久
8	其它有保存价值的文件材料、实物、声像材料等	永久
JX14 学籍管理（教务处、学生处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科生学籍管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生学籍管理等方面的文件材料	永久
3	学校制定的专科、本科学生学籍管理方面的规章制度	永久
4	专科、本科新生入学登记表JX1421	永久
5	专科、本科学生成绩册、优秀毕业论文或毕业设计目录及其成绩；学生四六级英语成绩册，大学生计算机等级考试成绩册JX1422	永久
6	专科、本科学生学籍卡片JX1423	永久
7	专科、本科学生学籍变更材料（转专业、升级、留级、休学、复学、转学、退学）、学生个人学信网学籍信息变更材料 JX1424	30年
8	专科、本科在校学生名册JX14	永久
9	上级有关成教学籍管理的文件	永久
9.1	成教学生学籍管理卡JX1423	永久
9.2	成教学生成绩册JX1422	永久
9.3	成教学生在校名册JX14	永久
9.4	成教学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、转学、退学）JX1424	永久
9.5	成教学生奖励文件材料（包括奖学金）优秀学生名册、先进班集体等JX11	永久
9.6	成教学生非学籍、学籍处分文件材料JX11	永久
10	学生管理（学生处）（XS11）
10.1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科学生管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
10.2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科学生管理方面的文件材料	永久
10.3	学校制定的专科、本科学生管理、奖贷学金管理等办法、条例	永久
10.4	学校专科、本科学生工作会议记录与纪要、学生工作计划、简报、总结	30年
10.5	专科、本科学生奖励评定材料（优秀学生、先进班级、奖学金等）	30年
10.6	专科、本科学生处分文件材料	30年
10.7	专科、本科学生贷款名册及还款名册、学杂费减免名册、特困生受助名册	30年
10.8	省级以上大学生科技创新项目和基地建设、数学建模和“挑战杯”等竞赛材料	30年
10.9	本校学生参加国家、省部、市和本校举办的各种运动会、文艺等代表队名单、参赛项目成绩记录、获奖情况等材料	30年
10.10	新生电子注册信息审核表	永久
11	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物
JX15 课堂教学与教学实践（教务处、人事处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学生课堂教学与教学实践工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生课堂教学与教学实践方面的文件	永久
3	学校制定的专科、本科生考试管理、课程建设、教学平台与基地建设、教学研究等规章制度	永久
4	专科、本科生各专业的培养方案、教学计划、教学大纲	永久
5	专科、本科生课程教学安排任务书、校历、课表	30年
6	省级以上精品课程、精品资源共享课程、网络课程、教学质量工程等建设与申报材料	永久
7	省级以上教学研究项目申报、立项、结项、鉴定、验收材料	永久
8	省级以上教学成果奖、教学质量奖、优秀教材奖、优秀教学团队等评审和获奖材料	永久
9	省级以上优秀教师、教学名师、模范教师、教书育人奖等申报、推荐材料和获奖文件、证书	永久
10	省级以上多媒体课件制作比赛、青年教师讲课大赛等竞赛获奖材料	30年
11	省级以上优秀教师等使用过的典型教案、备课记录、课件、教具等	30年
12	本校成教教学计划、教学大纲、培养方案	30年
13	学校实习基地建设相关资料
13.1	教学实习、生产实习计划、大纲、总结及有关材料	30年
13.2	社会调查、社会实践计划、报告、总结等有关材料	30年
14	其它有长期保存价值的文件材料、实物、声像材料等	30年
JX16 学位工作（教务处）
1	上级下发且经校办批转的，有关学士学位工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校学士学位工作方面的文件材料	永久
3	学校学位委员会授予学士学位获得者的文件和名册 JX1621	永久
4	历届毕业生学位证寸照大头照 ZP·XWZ	永久
5	获得优秀成绩的学士学位论文或毕业设计 JX1622	30年
6	本校学位评定条例、办法及计划、总结	永久
7	学位委员会会议记录、决定	永久
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX17 毕业生工作（学生处、就业办、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学毕业生工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校大学毕业生就业、创业等方面的文件材料	永久
3	学校专科、本科毕业生工作计划、简报、总结	30年
4	学校和省级以上优秀应届专科、本科毕业生评审表、表彰文件和名册	永久
5	专科、本科毕业生就业协议书、就业去向统计表	30年
6	学校承办的大学毕业生就业双向选择洽谈会、毕业生专业介绍等材料	30年
7	毕业生信息汇总表、毕业生名册、毕业生学业情况审查统计表、参加专升本考试毕业生信息汇总表 JX1721	永久
8	结业证转毕业证、补办学历证明材料 JX1721	永久
9	应届毕业生毕业证样本 JX1721	永久
10	毕业生毕业证、学位证、结业证、肄业证等领取签收册、存根JX1721	永久
11	毕业证、结业证、肄业证张贴学生个人大头照（学生处） ZP·BYZ	永久
12	就业报到证、学生档案袋转递存根、学生档案袋转递邮寄快递单号信息汇总表 JX1722	永久
13	大学毕业生就业质量跟踪调查和信息反馈材料、就业系统信息汇总表、大中专毕业生分配方案 JX1722	永久
14	专科、本科毕业生集体合影（优秀毕业生、班级、专业、学院或全校合影，均附对应姓名）	永久
15	成教学生、非学历教育学生毕业证、结业证、培训证名册、发放存根 JX1721	永久
16	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX18 教材建设（教务处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学生教材建设工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科教材管理、教材项目申报等方面的文件材料	永久
3	学校制定的关于专科、本科教材工作的规章制度	永久
4	各院、系、专业使用的专科、本科教材目录	30年
5	本校教师自编、主编正式出版专科、本科教材样本	永久
6	省级以上优秀专科、本科教材的评选通知、申报材料及获奖名单	永久
7	本校教师自编、主编专科、本科教学指导书、实习指导书和习题集	30年
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

各二级学院应当自行保管的教学类材料和保管期限表

序号	类目名称 JX15	保管期限
1	本科生毕业论文及评审意见	30年
2	专科、本科生优秀实习报告	30年
3	学院制定的教学管理和教学工作、教学人员等管理规章制度 JX11	30年
4	本院教师承担的各类课程考试题、标准答案和考试试卷、专业课程试题库	30年
5	本院教师任课安排表、教案、教学日历、课程进度表	10年
6	学院教学检查、调查、听课、学生评教等有关材料	10年
6	教学实习、生产实习等实践教学计划、大纲、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定	10年
7	学生社会调查和社会实践的计划、总结及有关材料	10年
8	学院获得的校级各类评优评先等有关材料	10年
9	学院招生宣传、招生工作总结	10年
10	学院学位评定分委员会会议纪录	10年
11	教师教学工作量核算、登记材料	10年
12	学生档案袋	毕业后存2年
13	其他有保存价值的材料	10年

科研类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校科技工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校科技工作的文件材料	永久
3	学校上报的关于设立科研机构、科研平台等的请示及批复	永久
4	学校申报的各级各类科学研究、示范推广和科学基金等项目的立项审批文件、申报及上级机关下达的批复	永久
5	学校制定的中长期科技发展规划、发展计划、年度工作计划和总结	永久
6	学校制定的有关科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等规章制度	永久
7	学校有关科学研究和示范推广工作的报上级的各类统计报表和年鉴、调研报告	永久
8	学校签订的对外科技协作、科技服务、成果转让等协议书、合同书、科技合同纠纷的处理材料	永久
9	学校学术委员会组成人员名单及全校科研工作会议记录、纪要、决议、决定和工作简报及声像材料	永久
10	学校获得的省部级以上科技工作类奖励的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章等原件	永久
11	学校获得的各类知识产权证书的原件	永久
12	学校挂靠的省级以上学会、协会等年度工作计划和总结材料、换届材料	30年
13	学校教职工担任省级以上学会、协会等理事以上职务情况统计表	30年
14	学校主办或承办的全国性科技工作会议、学术会议等形成的材料	永久
15	科研经费的申请、批复、科研项目经费使用情况报告	永久
16	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
16.1	荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料	永久
16.2	重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料	永久
16.3	重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料	30年
16.4	其他科研成果样品的声像材料	30年
16.5	其他反映教研等重要活动的声像材料	永久
16.6	科研成果汇编	30年

KY12 科研项目

KY12-1 立项审批阶段(纵向科研项目KY1221)

序号	类目名称	保管期限
1	项目的投标文件、可行性研究报告、开题报告、项目调研论证材料	30年
2	项目获批的立项文件、任务书或委托书、合同书或协议书、会议记录或重要来往文函	永久
3	项目实施方案的论证材料、拟定的实施计划或产品设计方案、项目建设方案	30年
4	项目计划执行情况、计划调整或撤销报告	10年
5	项目经费预算及其审批文件	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-2 项目实施阶段

序号	类目名称	保管期限
1	研究类项目的试验、测试、观测、调查、考察等获得的各种原始记录和关键工艺等文件材料	永久
2	研究类项目的数据分析与处理材料（包括计算机程序设计说明、框图、统计结果等）	永久
3	设计类项目的文字说明和形成的图纸（如底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
4	工程类项目的施工、监理和竣工材料	永久
5	项目实施过程中形成的图表及照片、录音带、录相带、幻灯片、影视片等声像材料	永久
6	项目实施的阶段工作小结、年度总结报告	30年
7	项目形成的各类有永久保管价值的样品、标本等实物	永久
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-3 验收鉴定阶段

序号	类目名称	保管期限
1	项目的验收报告、研究报告、研制报告、工艺技术报告或核心技术诀窍报告等	永久
2	项目预算执行情况和决算、审计等材料	永久
3	项目公开发表的论文、出版的专著、获得的知识产权等题录	永久
4	项目验收、鉴定、评审会材料（包括专家组成员名单、会议记录）	30年
5	项目的专家验收、鉴定、评审意见	永久
6	项目成果鉴定证书	永久
7	项目效益证明材料和推广应用意见	30年
8	项目实施的工作总结	30年
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-4 成果申报阶段

序号	类目名称	保管期限
1	科技成果登记表	永久
2	科技成果报告表	永久
3	科技成果奖励申报、评审和审批材料	永久
4	单位获奖科技成果材料（奖状、奖章、证书等）的原件、个人获奖材料的原件或复制件	永久
5	单位知识产权证书的原件、个人知识产权证书的原件或复制件	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-5 推广应用阶段

序号	类目名称	保管期限
1	学校科技成果或技术转让合同、协议书	永久
2	产品类项目定型产品的生产鉴定材料	永久
3	扩大试生产的设计文件、工艺文件	30年
4	科技成果或产品推广应用方案及实施情况	30年
5	建设类项目的后评估报告	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料	10年

横向科研项目(KY1222)

序号	类目名称	保管期限
1	学校横向科研项目审查表、横向科研项目合同书	永久
2	科研成果推广应用及技术转让的合同、协议等有关材料	永久
3	横向科研经费单（复印件）	30年

专利证书(KY1223)

序号	类目名称	保管期限
1	发明专利证书原件	永久
2	实用新型专利证书	永久
3	外观设计专利	永久

论文(KY1224)

序号	类目名称	保管期限
1	我校各院、系、所获奖的论文和专著目录	30年
2	正式出版的专著目录	30年
3	核心期刊上发表的论文目录	30年
4	国家级报纸理论版发表的文章目录	30年
5	每年发表的论文目录	30年

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校基本建设工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校基本建设工作的文件材料	永久
3	学校有关基本建设工作对上级的请示、报告和批复	30年
4	学校制定的有关基本建设管理工作的规章制度	永久
5	学校基本建设工作总体规划、工作计划、总结、简报	永久
6	有关学校基本建设工作的各类统计报表及财务预、决算表	永久
7	学校征地批准文件、签订的合同或协议书、土地证书、学校公有房屋所有权证、公有房屋使用权证	永久
8	学校用地红线图及地界变化、交换、转让、租用等的请示、报告、批复及附图	永久
9	学校各校区、科教园区等建设总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明	永久
10	学校房屋改建、扩建、维修、加固的报告、批复及其附图	永久
11	学校各类地上、地下管线工程分布图、改造图及其有关资料	永久
12	学校地质勘探、地形测量、抗震性普查的材料及其图纸	永久
13	学校举行基本建设工程奠基、开工、竣工等活动形成的声像和实物材料	永久
14	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
14.1	反映学校校景的声像材料	永久
14.2	学校拆迁前旧建筑物的声像材料	永久
14.3	重大基建项目竣工典礼的声像材料	永久

JJ12 基本建设工程

JJ12—A 工程准备阶段文件

JJ12—A1 立项文件

序号	类目名称	保管期限
1	项目建议书批复文件及项目建议书	永久
2	可行性研究报告批复文件及可行性研究报告	永久
3	设计任务书、计划任务书及报批文件	永久
4	专家论证意见、项目评估文件	永久
5	环境预测、调查报告	30年
6	有关立项的会议纪要、领导批示	永久

JJ12—A2 建设用地、拆迁文件

序号	类目名称	保管期限
1	选址申请及选址规划意见通知书	永久
2	建设用地批准书	永久
3	拆迁安置意见、协议、方案等	30年
4	建设用地规划许可证及其附表	永久
5	土地使用证明文件及其附表	永久
6	建设用地钉桩通知单	永久

JJ12—A3 勘察、设计文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程地质勘察报告	永久
2	水文地质勘查报告	永久
3	地形、地貌控制点及建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	30年
4	工程地质、水文地质地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明	30年
5	水文、气象、地震等其他设计基础材料	30年
6	总体规划设计、方案设计、初步设计文件（说明书）及其报批文件	永久
7	技术设计、施工图设计、工程设计计算书	永久
8	设计方案、人防、环保、消防等有关主管部门对设计方案的审查意见	永久
9	节能设计备案文件	永久
10	施工图设计文件及审查意见	永久
11	关键技术试验、设计评价、鉴定及审批	永久

JJ12—A4 招投标文件

序号	类目名称	保管期限
1	勘察、设计招投标文件	30年
2	勘察、设计合同	30年
3	施工招投标文件	30年
4	施工合同	30年
5	工程监理招投标文件	30年
6	监理合同	30年

JJ12—A5 开工审批文件

序号	类目名称	保管期限
1	建设工程规划许可证及其附表	永久
2	建设工程施工许可证	永久

JJ12—A6 工程造价文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程投资估算材料	30年
2	工程设计概算材料	30年
3	招标控制价格文件	30年
4	合同价格文件	30年
5	结算价格文件	30年

JJ12—A7 工程建设基本信息

序号	类目名称	保管期限
1	工程概况信息表	永久
2	学校工程项目负责人及现场管理人员名册	永久
3	监理单位工程项目总监及监理人员名册	永久
4	施工单位工程项目经理及质量管理人员名册	永久

JJ12—B 监理文件

JJ12—B1 监理管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	监理规划	30年
2	监理实施细则	30年
3	监理会议纪要	30年
4	工作联系单	30年
5	监理工程师通知	30年
6	监理工程师通知回复单	30年
7	工程暂停令	30年
8	工程复工报审表	30年

JJ12—B2 进度控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	施工进度计划报审表	30年

JJ12—B3 质量控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	质量事故报告及处理资料	永久
2	见证取样和送检人员备案表	永久
3	见证记录	永久

JJ12—B4 造价控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程款支付	永久
2	工程款支付凭证	永久
3	工程变更费用报审表	永久
4	费用索赔申请表	永久
5	费用索赔审批表	永久

JJ12—B5 工期管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程延期申请表	30年
2	工程延期审批表	30年

JJ12—B6 监理验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	竣工移交证书	永久
2	监理资料移交书	永久

JJ12—C 施工文件

JJ12—C1 施工管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程概况表	永久
2	分包单位资质报审表	30年
3	建设单位质量事故勘察记录	永久
4	建设工程质量事故报告书	永久
5	见证试验检测汇总表	永久

JJ12—C2 施工技术文件

序号	类目名称	保管期限
1	图纸会审记录	永久
2	设计变更通知单	永久
3	工程洽谈记录（技术核定单）	永久

JJ12—C3 进度造价文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	工程复工报审表	30年
3	工程延期申请表	30年
4	工程款支付申请表	永久
5	工程变更费用报审表	永久
6	费用索赔申请表	永久

JJ12—C4 施工物质出厂质量证明及进场检测文件

序号	类目名称	保管期限
	出厂质量证明文件及检测报告
1	砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件	30年
2	主要设备、器具的安装使用说明书	30年
3	消防、安全、卫生、环保、节能材料或设备检测报告或法定机构出具的有效证明文件	30年
4	设备及管道附表试验记录	30年
	进场复试报告
1	钢材试验报告	30年
2	水泥试验报告	30年
3	砂试验报告	30年
4	碎（卵）石试验报告	30年
5	防水涂料试验报告	30年
6	防水卷材试验报告	30年
7	砖（砌块）试验报告	30年
8	预应力筋复试报告	30年
9	预应力锚具、夹具和连接器复试报告	30年
10	装饰装修用门窗复试报告	30年
11	装饰装修用人造木板复试报告	30年
12	装饰装修用花岗石复试报告	30年
13	装饰装修用安全玻璃复试报告	30年
14	装饰装修用外墙面砖复试报告	30年
15	钢结构用钢材复试报告	30年
16	钢结构用防火涂料复试报告	30年
17	钢结构用焊接材料复试报告	30年
18	钢结构用高强度大六角螺栓连接副复试报告	30年
19	钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告	30年
20	散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料的见证取样复试报告	30年
21	风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告	30年
22	节能工程材料复试报告	30年
23	其他物质进场复试报告	30年

JJ12—C5 施工记录文件

序号	类目名称	保管期限
1	隐蔽工程验收记录	30年
2	工程定位测量记录	永久
3	基槽验线记录	永久
4	建筑物垂直度、标高观测记录	永久
5	沉降观测记录	永久
6	地基验槽记录	永久
7	地基钎探记录	永久
8	大型构件吊装记录	30年
9	地下工程防水效果检查记录	30年
10	防水工程试水检查记录	30年
11	通风（烟）道、垃圾道检查记录	30年
12	预应力筋张拉记录	30年
13	有粘结预应力结构灌浆记录	30年
14	钢结构施工记录	30年
15	网架（索膜）施工	30年
16	木结构施工记录	30年
17	幕墙注胶检查记录	30年
18	自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录	30年
19	电梯电气装置安装检查记录	30年
20	自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录	30年
21	其他施工记录文件	30年

JJ12—C6 施工试验记录及检测文件

序号	类目名称	保管期限
	通用表格
1	设备单机试运转记录	30年
2	系统试运转调试记录	30年
3	接地电阻测试记录	30年
4	绝缘电阻测试记录	30年
	建筑与结构工程
1	锚杆试验报告	30年
2	地基承载力检验报告	30年
3	桩基检验报告	30年
4	土工击实试验报告	30年
5	回填土试验报告（应附图）	30年
6	钢筋机械连接试验报告	30年
7	钢筋焊接连接试验报告	30年
8	砂浆抗压试验报告	30年
9	砌筑砂浆试块强度统计、评定记录	30年
10	混凝土配合比申请书、通知单	30年
11	混凝土抗压强度试验报告	30年
12	混凝土试块强度统计、评定记录	30年
13	混凝土抗渗试验报告	30年
14	砂、石、水泥放射性指标报告	30年
15	混凝土碱总量计算书	30年
16	外墙饰面砖样板粘结强度试验报告	30年
17	后置埋件抗拔试验报告	30年
18	超声波探伤报告、探伤记录	30年
19	钢构件射线探伤报告	30年
20	磁粉探伤报告	30年
21	高强度螺栓抗滑移系数检测报告	30年
22	网架节点承载力试验报告	30年
23	钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告	30年
24	木结构胶缝试验报告	30年
25	木结构构件力学性能试验报告	30年
26	木结构防护剂试验报告	30年
27	幕墙双组分硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告	30年
28	幕墙的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告	30年
29	外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告	30年
30	墙体节能工程保温材料与基层粘结强度现场拉拔试验报告	30年
31	外墙保温浆料同条件养护试件试验报告	30年
32	结构实体混凝土强度验收记录	30年
33	结构实体钢筋保护层厚度验收记录	30年
34	围护结构现场实体检验记录	30年
35	室内环境检测报告	30年
36	节能性能检测报告	30年
37	其他建筑与结构施工试验记录与检测文件	30年
	给水、排水及供暖工程
1	灌（满）水试验记录	30年
2	强度严密性试验记录	30年
3	通水试验记录	30年
4	冲（吹）洗试验记录	30年
5	通球试验记录	30年
6	消防栓试射记录	30年
7	锅炉试运行记录	30年
8	安全阀定压合格证书	30年
9	自动喷水灭火系统联动试验记录	30年
10	其他给水排水及供暖施工试验记录与检测文件	30年
	建筑电气工程
1	电气接地装置平面示意图表	永久
2	电气器具通电安全检查记录	30年
3	电气设备空载试运行记录	30年
4	建筑物照明通电试运行记录	30年
5	大型照明灯具承载试验记录	30年
6	漏电开关模拟试验记录	30年
7	大容量电气线路结点测温记录	30年
8	低压配电电源质量测试记录	30年
9	建筑物照明系统照度测试记录	30年
10	其他建筑电气施工试验记录与检测文件	30年
	智能建筑工程
1	综合布线测试记录	30年
2	光纤损耗测试记录	30年
3	视频系统末端测试记录	30年
4	子系统检测记录	30年
5	系统试运行记录	30年
6	其他智能建筑施工试验记录与检测文件	30年
	通风与空调工程
1	风管漏光检测记录	30年
2	风管漏风检测记录	30年
3	各房间室内风量测量记录	30年
4	管网风量平衡记录	30年
5	空调系统试运转测试记录	30年
6	空调水系统试运转调试记录	30年
7	制冷系统气密性试验记录	30年
8	净化空调系统检测记录	30年
9	放排烟系统联合试运行记录	30年
10	其他通风与空调施工试验记录与检测文件	30年
	电梯工程	30年
1	轿厢平层准确度测量记录	30年
2	电梯层门安全装置检测记录	30年
3	电梯电气安全装置检测记录	30年
4	电梯整机功能检测记录	30年
5	电梯主要功能检测记录	30年
6	电梯负荷运行试验记录	30年
7	电梯负荷运行试验曲线图表	30年
8	自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录	30年
9	自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录	30年
10	其他电梯施工试验记录与检测文件	30年

JJ12—C7 施工质量验收记录

序号	类目名称	保管期限
1	检验批质量验收记录	永久
2	分项工程质量验收记录	永久
3	分部（子分部）工程质量验收记录	永久
4	建筑节能分部工程质量验收记录	永久
5	自动喷水系统验收缺陷项目划分记录	永久
6	程控电话交换系统分项工程质量验收记录	永久
7	会议电视系统分项工程质量验收记录	永久
8	卫星数字电视系统分项工程质量验收记录	永久
9	有线电视系统分项工程质量验收记录	永久
10	公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录	永久
11	计算机网络系统分项工程质量验收记录	永久
12	应用软件系统分项工程质量验收记录	永久
13	网络安全系统分项工程质量验收记录	永久
14	空调与通风系统分项工程质量验收记录	永久
15	变配电系统分项工程质量验收记录	永久
16	公共照明系统分项工程质量验收记录	永久
17	给水排水系统分项工程质量验收记录	永久
18	热源和热交换系统分项工程质量验收记录	永久
19	冷冻和冷却水系统分项工程质量验收记录	永久
20	电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录	永久
21	数据通讯接口分项工程质量验收记录	永久
22	中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录	永久
23	系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录	永久
24	现场设备安装及检测分项工程质量验收记录	永久
25	火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录	永久
26	综合防范功能分项工程质量验收记录	永久
27	视频安防监控系统分项工程质量验收记录	永久
28	入侵报警系统分项工程质量验收记录	永久
29	出入口控制（门禁）系统分项工程质量验收记录	永久
30	巡更管理系统分项工程质量验收记录	永久
31	停车场（库）管理系统分项工程质量验收记录	永久
32	安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录	永久
33	综合布线系统安装分项工程质量验收记录	永久
34	综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录	永久
35	系统集成网络连接分项工程质量验收记录	永久
36	系统数据集成分项工程质量验收记录	永久
37	系统集成整体协调分项工程质量验收记录	永久
38	系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录	永久
39	系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录	永久
40	电源系统分项工程质量验收记录	永久
41	其他施工质量验收文件	永久

JJ12—C8 施工验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	单位（子单位）工程竣工预验收报验表	永久
2	单位（子单位）工程质量竣工验收记录	永久
3	单位（子单位）工程质量控制资料核查记录	永久
4	单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录	永久
5	单位（子单位）工程观感质量检查记录	永久
6	施工资料移交书	永久
7	其他施工验收文件	永久

JJ12—D 竣工图

序号	类目名称	保管期限
1	建筑竣工图	永久
2	结构竣工图	永久
3	钢结构竣工图	永久
4	幕墙竣工图	永久
5	室内装饰竣工图	永久
6	建筑给水排水及供暖竣工图	永久
7	建筑电气竣工图	永久
8	智能建筑竣工图	永久
9	通风与空调竣工图	永久
10	室外工程竣工图	永久
11	规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图	永久
12	规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图	永久

JJ12—E 工程竣工验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	勘察单位工程质量检查报告	永久
2	设计单位工程质量检查报告	永久
3	施工单位工程竣工报告	永久
4	监理单位质量评估报告	永久
5	工程竣工验收报告	永久
6	工程竣工验收会议纪要	永久
7	专家组竣工验收意见	永久
8	工程竣工验收证书	永久
9	规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件	永久
10	房屋建筑工程质量保修书	永久
11	住宅质量保证书、住宅使用说明书	永久
12	建设工程竣工验收备案表	永久
13	建设工程档案预验收意见	永久
14	归档基本建设类档案移交、接收登记表	永久
15	施工决算文件	永久
16	监理决算文件	永久
17	开工前原貌、不同施工阶段、竣工新貌等照片	永久
18	工程建设过程的录音、录像资料	永久
19	其他工程文件	30年

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号	类目名称	保管期限
一	仪器设备综合管理
1	上级下发且经校办批转的，有关高校仪器设备管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校仪器设备管理的文件材料	永久
3	学校制定的有关仪器设备管理的规章制度	永久
4	学校仪器设备管理的工作计划、报告、总结、调查材料	30年
5	学校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
6	学校仪器设备移交清册及设备仪器报废文件、调拨报告和批复	30年
7	学校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料每年新增、报废仪器设备清单	永久
8	本校清产核资工作计划、报告、总结的文件材料及一览表	永久
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
二	仪器设备投资项目综合管理
1	仪器设备投资项目的立项阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
2	仪器设备投资项目的可行性论证阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
3	仪器设备投资项目的初步设计阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
4	仪器设备投资项目的计划调整阶段文件（含请示、批复等）	30年
5	仪器设备投资项目的环境影响评价、劳动安全评价、职业病防护设施评价、消防评价	30年
6	仪器设备投资项目的中期检查报告、财务审计报告及批复、档案验收阶段文件等	30年

SB12 仪器设备文件

序号	类目名称	保管期限
1	申购报告、购置计划、论证报告、批复或准购批示	30年
2	招投标文件材料	30年
3	定购合同及合同附表、技术协议、补充协议、代理授权书等	30年
4	进口仪器设备订购过程中形成的有关技术、商务文件	30年
5	开箱验收单、装箱单、附表及随机工具清单	与设备共存
6	安装、调试记录和双方签字的移交文件、保修单和相关施工、安装图纸	与设备共存
7	验收报告、鉴定证书、培训技术资料、培训记录	与设备共存
8	索赔来往函件及结果文件	与设备共存
9	仪器设备说明书及全套随机技术文件材料	与设备共存
10	使用、检修、保养、维修、故障、事故记录（设备履历书、履历卡）	与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12	仪器设备改造、改装或研发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
13	其他有价值的文件材料	与设备共存

产品生产类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校产品研发与生产管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校产品研发与生产、校办产业、企业管理等方面的文件	永久
3	学校制定的有关产品研发与产品生产、校办产业、企业管理方面的规章制度	永久
4	学校上报的有关产品研发与产品生产等方面的请示、报告、批复、批示	30年
5	校办产业与外单位联营、合资、技术合作、共同开发重大项目的合同书、协议书	永久
6	学校有关产品研发与产品生产、校办产业管理等年度工作计划、总结、统计报表	永久
7	校办企业的设立、变更、撤并、改制重组、职务聘免、更换法人等方面申请、报告、批复	永久
8	校办企业年度财务报表	永久
9	校办企业年度资产负债表	30年
10	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
10.1	获国家部委、省、市、级奖励的产品或明、优、特产品的声像材料	永久
10.2	重要产品、样品的声像材料	永久

CP12 产品项目

CP12-1 产品计划准备阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品计划项目申请报告、可行性研究报告、调查材料、方案论证材料、审批材料	30年
2	产品计划项目获批的立项文件、任务书或委托书、合同书或协议书、会议记录或重要来往文函	30年
3	产品计划项目实施方案的论证材料、拟定的实施计划或产品设计方案、项目建设方案	30年
4	产品计划项目经费预算及其审批文件	30年

CP12-2 产品研制（生产设计）阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品总体方案设计材料	30年
2	产品配方与调试要点或全套设计图纸等	30年
3	产品技术设计说明书、试验数据、测试数据、试验记录、分析报告等	30年
4	产品所需通用件、标准件、外购件、外协件等明细表、图样目录	30年
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复	30年
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-3 产品生产试制与鉴定阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品试制或试验大纲、试验记录及试验工作总结	30年
2	产品鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证	30年
3	产品试验生产规程和记录、样机或样品照片等声像材料	30年
4	产品生产试制投资预算执行情况和决算、审计等材料	30年
5	产品试制公开发表的论文、出版的专著、获得的奖励和知识产权等题录	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-4 产品生产阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	产品生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划	30年
2	定型产品技术条件说明书或全套工艺定型图纸	30年
3	产品生产工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺试验记录、分析和鉴定材料等工艺文件材料	30年
4	生产定型报告、批复	30年
5	重大质量事故分析报告、重要联席会议纪要	30年
6	各种更改单及技术通知单	30年
7	生产工作总结报告、技术工作总结报告	30年
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-5 销售管理

序号	类目名称	保管期限
1	产品用户清册	30年
2	产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录	30年
3	用户反馈的产品技术文件材料	30年
4	产品说明书、宣传品、广告样张	10年
5	产品用户交验协议书	10年

出版物类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校出版工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校编辑出版工作的文件	永久
3	学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	永久
4	学校编辑出版工作管理规章制度	永久
5	学校编辑出版工作的统计报表	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CB12 出版物项目（依次为报纸、刊物、图书、音像）

序号	类目名称	保管期限
1	编辑出版单位对上级的请示和批复	30年
2	编辑出版合同书、协议书	30年
3	历次审稿意见或各级审稿单、与作者的来往信件	30年
4	编审发稿单、出版记录卡、原稿、退稿签收单	永久
5	出版物获奖或受查处情况材料	30年
6	报纸、刊物、图书、音像等正式出版物样品及其电子版	永久

编辑出版单位自存

序号	类目名称	保管期限
1	上级召开的编辑出版工作会议文件	10年
2	编辑出版单位内部管理形成的文件材料	10年
3	出版物封面设计图样	10年
4	出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬或版税通知单	10年
5	有参考价值的读者来信、重要评论等	10年
6	再版修改意见	10年

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校外事（含港澳台）管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校外事（含港澳台）工作的文件材料	永久
3	学校制定的有关外事（含港澳台）工作的管理规章制度	永久
4	学校外事工作计划、总结	30年
5	学校外事工作统计报表、请示、批复、报告等文件材料	永久
6	学校召开的外事工作会议材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料	永久
8	其他具有保存价值的声像材料和实物
8.1	外国知名人士来校参观访问的声像材料	永久
8.2	外国留学生毕业照片	永久
8.3	外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料	永久
8.4	学校参加国际比赛、竞赛的声像材料	永久
8.5	学校主持召开的国际性学术会议的声像材料	30年
8.6	学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料	30年
8.7	其他反应外事重要活动的声像材料	永久

WS12 学校人员出国（境）

序号	类目名称	保管期限
1	办理学校出国（境）人员的申请、审批、批复等手续的材料	30年
2	学校人员因公出国（境）考察、访问等情况的总结材料、厅局级干部出访报告	30年
3	学校人员因公出国（境）参加国际会议、讲学、合作研究等情况的总结材料	30年
4	学校人员出国（境）学习、进修、留学等获得学历和学位证书、奖状、奖章、奖品等的复制件	永久
5	学校人员出国（境）参加国际比赛、竞赛的有关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	投寄国外的学术论文	30年

WS13 外籍人员来校

序号	类目名称	保管期限
1	学校关于邀请、聘请外籍人员来校的报告、批复、合同、协议书、名单（附简历）等来往函件	30年
2	外籍人员来校参观、访问、学习、进修、培训、合作研究等形成的材料	30年
3	外籍人员来校参加国际比赛、竞赛的有关材料	30年
4	学校管理在校外籍专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料	30年
5	学校邀请、聘任的国（境）外专家、教师、学者在教学、科研、学术交流等活动中形成的典型材料	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	授予外籍人员荣誉称号的材料	永久
8	双方互赠的礼品、纪念	永久

WS14 国际合作与会议

序号	类目名称	保管期限
1	学校与外国高等学校或其他机构进行交流的协议、合同等有关材料	永久
2	学校完成校际交流、中外合作办学、境外办学、科研合作等项目形成的材料	永久
3	外方完成校际交流、中外合作办学、境外办学、科研合作等项目形成的材料	30年
4	学校授予外籍人士名誉职务、学位、称号等的材料	永久
5	外国团体或个人赠送学校的各种礼品、纪念品等	永久
6	学校主办、承办国际会议形成的材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校财务会计管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校财务会计工作的文件材料	永久
3	学校有关财务会计工作对上级的请示、报告和批复	30年
4	学校制定的有关财务会计工作的规章制度	永久
5	学校财务会计工作计划、总结、简报	30年
6	学校基金管理工作文件	永久
7	财会档案鉴定意见书	永久
8	财会档案移交保管清册、财会档案销毁清册	永久
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CK12 财务会计报告

序号	类目名称	保管期限
1	年度财务会计报告	永久
2	年度决算报告	永久
3	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
4	纳税申报表	10年

CK13 会计账簿

序号	类目名称	保管期限
1	总账	30年
2	明细账(净资产、负债、收入、支出明细账等)	30年
3	日记账（现金出纳账、银行存款、库存现金、零余额账户日记账等）	30年
4	学校专项基金账等其他辅助性账簿	30年
5	涉及外事的会计账簿	永久
6	固定资产卡片（固定资产报废清理后再保管五年）	30年
7	科目余额表、银行存款余额调节表、银行对账单	10年

CK14 会计凭证

序号	类目名称	保管期限
1	原始凭证、记账凭证	30年
2	传票汇总表	30年
3	购销合同等附件	30年
4	购地付款会计凭证、涉及外事的会计凭证	永久
5	会计拨款凭证及其它会计凭证	30年
6	涉及债权、债务和未清理完毕的凭证	永久
7	学校基金各种原始凭证、记账凭证	30年
8	银行对账单、银行存款余额调节表	30年

CK15 工资清册、学生奖助贷清册

序号		类目名称		保管期限
1		工资发放名册、卡片		永久
2		工资转移、证明、通知存根		30年
3		各种奖金、奖学金、助学金等发放名册、卡片		30年
4		各种贷学金、助学贷款名册		30年
招标类档案归档范围和保管期限表 ZB
序号	材料名称		保管期限
1	评标资料、评标资料汇编（含招标资料）		永久
2	招标委托协议		30年
3	中标通知书		30年
4	中标候选单位前三名投标资料		30年

实物类档案归档范围和保管期限表 SW

序号	材料名称	保管期限
1	学校在各类活动中获得的省级以上（含省级）的颁发的奖章、奖状、奖励匾牌、奖杯、锦旗、证书、荣誉册、光荣册等	永久
2	学校发展中有纪念意义的物品。如建校以来使用过的校牌、匾等物品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证、校徽、纪念章等（样品）；	永久
3	对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）	永久
4	校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。	永久
5	上级领导、著名人物来校视察、指导留下的题词、签名、字画。	永久
6	历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、签名用章等。	永久
7	机构变更或撤消、合并失效的印章。包括钢印、铜印、胶印等经公安机关审批后制作的印章。	永久
8	学校历史上形成的有保存价值的其他物品	永久

干部人事档案归档范围和保管期限表 RS

归档单位：党委组织部（统战部、党校）

类目号	序号	材料名称
二		自传材料
二	1	党员干部自传和属于自传性质的材料
四		考察、考核、鉴定材料
	1	党员干部考察材料
	2	党员干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料
	3	领导干部定期和年度考核材料
	4	领导干部援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表和考核材料
	5	后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料
六		学历学位材料
	1	党校报考登记表，入学考试各科成绩表
	2	党校学历证明
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的干部培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
十一		政审材料
	1	上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料
	2	本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料
	3	撤销原审查结论的材料
	4	各类政审表
十二		更改（认定）入党入团时间的材料
十二	1	个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复
十三		党、团组织建设工作中形成的材料
	1	中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书
	2	整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表
	3	党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见
	4	不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料
	5	取消预备党员资格的材料
	6	退党、自行脱党材料
	7	恢复组织生活（党籍）的有关审批材料
	8	中国共产主义青年团入团志愿书
	9	加入或退出民主党派形成的相关材料
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
十七		任免材料
	1	干部任免审批表及相关考察材料
	2	干部试用期期满审批表
十八		辞职、罢免材料
	1	领导干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料
	2	责令辞职和罢免的决定，对责令辞职或罢免决定不服的申诉材料、复议决定等材料
二十一		党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体、民主党派代表会议等形成的材料
二十一	1	校级以上代表大会选举产生的代表、委员登记表、个人简历、当选通知书或证明等材料
二十四		干部人事档案报送、审核工作材料
	1	干部人事档案报送单
	2	干部人事档案有关情况说明等材料

归档单位：人事处

类目号	序号	类目名称
一		履历材料
一	1	教职工履历表和属于履历性质的登记表等材料
四		考察、考核、鉴定材料
	1	教职工年度考核登记表
	2	专业技术人员聘任期满考核表
	3	教职工工作调动鉴定等材料
六		学历学位材料
	1	高中毕业生登记表
	2	中专毕业生登记表
	3	普通高等教育、成人高等教育、自学考、军队院校试报考登记表，入学考试各科成绩表
	4	研究生推免生登记表，专家推荐表
	5	学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表
	6	授予学位的材料
	7	毕业证书、学位证书复印件
	8	选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料
	9	国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历、学位认证材料等
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的职工（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
八		职业（任职）资格材料
八	1	职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件
	2	教师资格认定申请表、教师资格证书复印件等材料
九		评（聘）专业技术职称（职务）材料
	1	专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表
	2	专业技术任职资格证书复印件等材料
十		反映科研学术水平的材料
	1	当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知
	2	博士后工作期满登记表
	3	被评选为校级以上专业拔尖人才的材料和证书复印件
十二		更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间等材料
	1	个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复
	2	计算连续工龄审批材料等
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
十六		招录、聘用材料
	1	事业单位聘用合同，聘用审批（备案）表
	2	终止、解除劳动（聘用）合同或者工作关系的证明书
	3	自动离职（开除）处理决定等材料
十七		调动、退（离）休材料
	1	教职工调动审批表等材料
	2	退（离）休审批表等材料
十八		辞职、辞退、罢免材料
	1	教职工自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料
	2	责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定
	3	辞退教职工审批表、辞退决定材料
十九		工资、待遇材料
	1	新增人员工资审批表、转正定级审批表
	2	教职工工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表
	3	工资停发（恢复）通知单
	4	享受政府特殊津贴的材料
	5	解决待遇问题的审批材料
二十二		健康检查和处理工伤事故材料
	1	录用体检表
	2	反映严重慢性病、身体残疾的体检表
	3	工伤致残诊断书，确定致残等级的材料
二十三		治丧材料
	1	生平介绍
	2	非正常死亡调查报告等材料
二十四		干部人事档案报送、审核工作材料
	1	干部人事档案报送单
	2	干部人事档案有关情况说明等材料
二十五		其他材料
	1	毕业生就业通知书（派遣证）
	2	人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料

归档单位：纪委（监察处）

类目号	序号	类目名称
三		报告个人有关事项的材料
三	1	处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料
十五		涉纪涉法材料
	1	处分决定，免予处分的意见，上级批复，情况核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料
	2	本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料
	3	解除（变更、撤销）处分的材料
	4	检察院不起诉决定书
	5	法院刑事判决书、裁定书
	6	公安机关做出的行政拘留、限制人身自由等的行政处理决定
	7	公安机关做出的没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等行政处理决定

归档单位：校工会

类目号	序号	类目名称
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
二十一		工会、教职工代表大会形成的材料
二十一	1	学校召开的工会、教职工代表大会代表当选通知或证明材料，代表登记表等

归档单位：校长办公室、党委办公室

类目号	序号	类目名称
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
二十五		其他材料
二十五	1	教职工再生育子女申请审批表等有参考价值的材料

归档单位：教务处、二级学院

类目号	序号	类目名称
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的教师培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件

归档单位：科研处

类目号	序号	类目名称
十		反映科研学术水平的材料
	1	校级以上科学技术奖励的登记表、审批材料
	2	科研工作及个人表现评定材料，科研业务考绩材料
	3	创造发明、科研成果鉴定材料
	4	著作、译著和有重大影响的论文目录
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件

归档单位：审计处

类目号	序号	类目名称
五		审计材料
五	1	被审计人员经济责任审计结果报告

归档单位：国际合作交流处（国教院）

类目号	序号	类目名称
二十		出国（境）材料
	1	因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料
	2	因私出国（境）审批表、回国登记表等材料
	3	外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件

归档单位：各处级单位、各分党委、党总支、党支部

类目号	序号	类目名称
十三		党、团组织建设工作中形成的材料
十三	1	本单位教职工加入中国共产党志愿书、入党申请书、转正申请书、政审及自传等材料
二十五		其他材料
二十五	1	根据学校职能部门的安排和要求，收集、提交本单位教职工的相关干部人事档案材料

知名人物类档案归档范围和保管期限表 RW

类目号	序号	材料名称
一		反映履历和任职的生平材料
	1	生平传记、回忆录、履历表、信函、日记、口述资料、谱牒和各个时期的照片等
	2	学习经历、学历和学位证书、培训证书、结业证书等
	3	党政领导的任免书、委任状、任命书
	4	党代表、人大代表和政协委员的代表证、委员证、荣誉证书等证件
	5	专业技术人员的任职资格证书、专业技能证书、学会或协会任职聘书等
	6	先进人物的荣誉证书、奖状、奖品、奖章等
	7	他人撰写的介绍、回忆人物生平事迹的材料
	8	已故知名人物的讣告、唁电、唁函、悼词等
二		反映职务和社会活动的材料
	1	参加国内外重要代表会议、学术会议、社会活动等的讲话稿和照片、音像等声像材料
	2	与国内外党政要员、专家学者、知名人士、社会名流等来往的信函、合影照片等
	3	使用过的有保存价值的实物、用品及受赠的礼品等
	4	各种有价值的笔记、手稿、参考书、讲义、习题本、会议记录等
	5	本人珍藏的有保存价值的书籍资料和有批注的图书资料等
	6	其他记录职务和社会活动有保存价值的材料
三		反映突出贡献和业绩的材料
	1	主持或策划完成对重大工程项目、科研项目等形成的材料
	2	被授予省部级以上先进模范人物、学术荣誉称号等的典型材料
	3	获得的省部级以上各类奖励的奖状、荣誉证书、奖章、纪念章，纪念品等
	4	公开发表或出版的代表性论文、著作、译著、教材、讲义及手稿
	5	创作的书画、摄影等文学艺术类作品
	6	其他反映突出业绩和贡献的文字材料、声像材料和实物
四		反映组织和社会评价的材料
	1	由组织整理的相关知名人物经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料
	2	新闻媒体报道的相关知名人物评价、回忆文章等材料
	3	举办相关知名人物各类庆祝、纪念活动的领导讲话、贺电、贺信、弟子贺词等材料
	4	其他反映组织和社会评价的文字材料、声像材料和实物

声像电子类档案归档范围和保管期限表 SX

SX 党政

序号	材料名称	保管期限
1	党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料	永久
2	省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、残光、访问等声像材料	永久
3	反应校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和声像材料	永久
4	本校召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰大会及其他党政重要会议）形成的重要声像材料	永久
5	学校新闻类重要声像材料	永久
6	其他反映党政重要活动的声像材料	永久

SX 教学

1	历届毕业生照片	永久
2	反映著名专家教授优秀教师教学活动的声像材料	永久
3	有关重点学科与重点实验室建设的声像材料	永久
4	本校编制的声响教学材料	永久
5	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

SX 科研

1	荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料	永久
2	重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料	永久
3	重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料	30年
4	其他科研成果样品的声像材料	30年
5	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

SX 外事

1	外国知名人士来校参观访问的声像材料	永久
2	外国留学生毕业照片	永久
3	外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料	永久
4	学校参加国际比赛、竞赛的声像材料	永久
5	学校主持召开的国际性学术会议的声像材料	30年
6	学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料	30年
7	其他反应外事重要活动的声像材料	永久

SX 产品

1	获国家部委、省、市、级奖励的产品或明、优、特产品的声像材料	永久
2	重要产品、样品的声像材料	永久

SX 基建

1	反映学校校景的声像材料	永久
2	学校拆迁前旧建筑物的声像材料	永久
3	重大基建项目竣工典礼的声像材料	永久

SX 人物

1	历任党委书、校长的重要声像材料	永久
2	本校著名专家、教授的重要声像材料	永久
3	本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料	永久
4	本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料	永久
5	本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料	永久
6	著名校友的声像材料	永久

DZ 电子

序号	材料名称	保管期限
1	录音、录像、多媒体	永久
2	网页、办公邮箱	30年
3	学校各类电子文件材料的刻录光盘	保管期限与纸质档案一致
4	学校各类电子文件材料的备份磁盘、移动硬盘
5	学校各类电子文件材料的数据备份磁带

河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表编制说明... 4

河南工程学院全宗简介和档案分类方案... 5

党群类档案归档范围和保管期限表... 11

DQ11 党务综合（党办、主体责任办、维稳办）... 11

DQ12 纪检监察巡察工作... 12

DQ13 组织工作（组织部、党校、编制办、人才办）... 13

DQ14 宣传教育工作（宣传部、融媒体中心、文明办、校报）... 14

DQ15 统战工作... 15

DQ16 工会工作... 16

DQ17 共青团工作... 16

DQ18 学生工作（学工部、心理中心、资助中心）... 18

DQ19 老干部工作（离退处、关工委）... 18

DQ20 处级部门基层党组织工作（机关各支部、二级学院党委）... 19

行政类档案归档范围和保管期限表... 20

XZ11 行政综合（校长办公室、法制办）... 20

XZ16 图书、档案和文博工作... 25

XZ17 国有资产管理工作... 26

XZ18 发展规划工作... 27

XZ19 校友联络工作... 27

XZ20 二级学院和其他教辅单位工作... 28

教学类档案归档范围和保管期限表... 29

JX11 教学管理综合（教务处）... 29

JX12 学科专业与实验室建设（教务处、实训实验室、二级学院）... 29

JX13 招生工作（招生办公室）... 30

JX14 学籍管理（教务处、学生处、二级学院）... 30

JX15 课堂教学与教学实践（教务处、人事处、二级学院）... 31

JX16 学位工作（教务处）... 32

JX17 毕业生工作（学生处、就业办、二级学院）... 32

JX18 教材建设（教务处、二级学院）... 33

各二级学院应当自行保管的教学类材料和保管期限表... 34

科研类档案归档范围和保管期限表... 35

基本建设类档案归档范围和保管期限表... 39

JJ11 综合... 39

JJ12 基本建设工程... 39

仪器设备类档案归档范围和保管期限表... 49

SB11 综合... 49

SB12 仪器设备文件... 49

产品生产类档案归档范围和保管期限表... 50

CP11 综合... 50

CP12 产品项目... 50

出版物类档案归档范围和保管期限表... 52

CB11 综合... 52

CB12 出版物项目（依次为报纸、刊物、图书、音像）... 52

编辑出版单位自存... 52

外事类档案归档范围和保管期限表... 53

财会类档案归档范围和保管期限表... 55

CK15 工资清册、学生奖助贷清册... 56

招标类档案归档范围和保管期限表 ZB.. 56

实物类档案归档范围和保管期限表 SW... 57

干部人事档案归档范围和保管期限表 RS.. 57

归档单位：党委组织部（统战部、党校）... 57

归档单位：人事处... 58

归档单位：纪委（监察处）... 60

归档单位：校工会... 61

归档单位：校长办公室、党委办公室... 61

归档单位：教务处、二级学院... 61

归档单位：科研处... 61

归档单位：审计处... 62

归档单位：国际合作交流处（国教院）... 62

归档单位：各处级单位、各分党委、党总支、党支部... 62

知名人物类档案归档范围和保管期限表 RW... 63

声像电子类档案归档范围和保管期限表 SX.. 64

河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表编制说明

河南工程学院全宗简介和档案分类方案

一、全宗分类

二、档案门类方案

目录号格式：全宗号-目录代号·年度-类内册号

如：JG01-WS·1956-001，为：经干院全宗文书档案类1956年第1册；

如：JG01-ZY·JX13·1957-005，为：经干院全宗专业类审批表1957年第5册。

三、档案实体分类方案

根据内容性质，我校档案具体分为十五大类，附声像电子类，共十六个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。

(一)二级类目的名称、标识符号和主要内容

1、党群类 DQ

2、行政类 XZ

3、学生类 XS

4、教学类 JX

主要包括：学院在各层次教学活动中形成的,如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。

5、科研类 KY

主要包括：各科研项目在科研准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。

6、基本建设类 JJ

主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。

此类以基建项目为单元组卷。

7、仪器设备类 SB

主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8、产品生产与科技开发类 CP

主要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。

9、出版物类 CB

主要包括：学院自行编辑出版的《河南工程学院学报》、《河南工程学院报》及其他部门主编的学术、文艺刊物、宣传画册、多媒体宣传片样本。

10、外事类 WS

11、财会类 CK

主要包括：财务工作管理、会计核算、审计等活动中形成的会计凭证、报表、账簿、工资册等。

12、招标类 ZB

主要包括：采购招标和维修招标。内容为评审材料、招标材料、投标材料、招投标同步电子材料。

13、实物类 SW

主要包括：奖杯、奖状、奖章、奖牌、锦旗、证书；校徽、校牌、牌匾；公务纪念品、宣传品、题词、字画；停用的各种印章等。

14、干部人事类 RS

15、人物类 RW

附类：声像电子类

(二)三级类目的设置与标识，在二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。

四、档号编制

（一）按卷整理的档号编制示例

全宗号-门类号·二级类别号·三级类目·年度号·保管期限-案卷号-件号（划线部分为必选项）

1、科技档案：GC04-KJ·KY·KJT·2022·Y-006，为：工程学院-科技档案类·科研·科技厅·2022年·永久-第6个项目。

2、专业档案：GC04-ZY·JX1422·FZ01·2022 -002，为：工程学院-专业档案类·成绩单·纺织学院·2022年-第2卷。

3、会计档案：GC04-KU·CK14·2022-0001-0016，为：工程学院-会计档案类·财会凭证·2022年-第1卷-第16件档案。

4、基建档案：JG01-KJ·JJ·TSG·2006-006，为：经干院-科技档案类·基建档案·图书馆·2006年-第6卷。

5、照片档案：GC04-ZP·2022·Y-006，为：工程学院-声像电子类·照片档案·2022年·永久-第6组。

（二）按件整理的档号编制示例

全宗号-门类号·二级类别号·三级类目·年度·保管期限·机构问题-件号（划线部分为必选项）

1、文书档案：GC04-WS·XZ1122·2022·Y -0256，为：工程学院-文书档案类·行政发文·2022年·永久-第256件档案。

2、录像档案：GC04-LX·DQ11·2019·Y·DDH-0005，为：工程学院-录像档案·党务工作·2019年·永久·党代会-第5件录像档案。

3、网页档案：GC04-WY·TZGG·2022·Y-0001，为：工程学院-网页档案·通知公告·2022年·永久-第1件网页档案。

4、实物档案：FZ02-SW·1996·Y-0001，为：纺专-实物档案类·1996年·永久-第1件档案。

河南工程学院档案归档范围和档案保管期限表

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合（党办、主体责任办、维稳办）

序号	类目名称		保管期限
1	上级机关下发，经党办收发、办理的党务机要文件材料DQ1121
1.1	上级机关有关党务工作、年终需要清收上交的机要文件材料		1年
1.2	上级机关有关党务工作、针对我校的机要文件材料		永久
1.3	上级机关有关党务工作、需要我校贯彻执行的机要文件材料		10年
2	上级机关下发，经党办收发、办理的党务管理文件材料DQ1122
2.1	上级机关有关党务工作、需要我校贯彻执行的文件材料		10年
2.2	上级机关有关党务工作、针对我校的文件材料		永久
2.3	上级机关召开会议印发我校党务工作典型材料或学校党委领导在上级机关会议上的发言材料		永久
2.4	上级机关或领导针对我校党务工作等的指示、批复、通报、讲话等文件材料		永久
2.5	上级机关对我校干部任免、奖励、处分的决定、通知等文件材料		永久
2.6	上级机关针对本校下发的调查、检查、调研或巡视等工作的重要文件		永久
3	学校党委工作形成的文件材料、声像材料和实物DQ1123
3.1	回复上级机关、党委调查、检查、调研或巡视等工作形成的文件材料		永久
3.2	省部级以上领导、国外政要等来校视察、考察、调研等形成的文件材料、声像材料和实物		永久
3.3	学校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）		永久
3.4	学校党委工作简报、情况反映、工作信息、党委大事记、年鉴		永久
3.5	以学校党委文号制发的决定、条例、办法、指示、批转、通报和通知等文件		永久
3.6	学校党委保密、秘书工作的有关文件		30年
3.7	学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件		30年
3.8	重要的群众来信来访及处理材料	有领导批示和处理结果的文件	永久
		无领导批示和处理结果一般性文件	30年
3.9	学校党委领导在公务活动中接受或受赠的礼品类实物		永久
3.10	学校党群系统启用印章的文件和印模、停用的印章，党委领导使用过的方章和签名用章		永久
3.11	学校党群系统重要统计材料		永久
3.12	党委办公室收文、发文登记簿、重要公务电子邮件		30年
3.13	党委向上级有关部门的请示及批复		永久
4	学校召开党代会材料DQ1124
4.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿		永久
4.2	大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍		永久
4.3	主席团会议、小组会议记录，会议简报、会议情况		永久
4.4	大会选举办法，选举结果和上级批复等		永久
4.5	提案及办理情况，问题反映记录与反馈等		永久
4.6	会议参考文件，工作人员名单		10年
4.7	照片、录音、录像等声像材料		永久
4.8	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物		永久
5	学校党委相关会议的记录、纪要、决议和讨论等文件材料和声像材料DQ1125
5.1	党委会、党委扩大会、常委会、书记办公会、党政联席会、中心组会议、民主生活会等材料		永久
5.2	学校召开的分党委、党总支和直属党支部书记会议等材料		永久
5.3	以学校党委名义召开的工作会议、专题会议等材料		永久
5.4	学校党委领导在校内各类会议上的重要讲话稿		10年
5.5	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿		D30
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物		永久

DQ12 纪检监察巡察工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级纪委、监察机关下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关纪检、监察工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关纪检、监察工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级纪委、监察机关下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	纪委、监察处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	纪检、监察工作材料
3.1	纪委、监察处制定的纪检、监察工作规章制度	30年
3.2	学校纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料	永久
3.3	学校预防职务犯罪工作的文件材料	永久
3.4	纪委、监察工作统计报告（表）	永久
3.5	校级以上纪检、监察先进单位和个人等的事迹材料及名单	永久
3.6	以纪委或监察处文号编制的重要文件	永久
3.7	以纪委或监察处文号编制的一般文件	30年
4	党员、干部处分处理、复查材料、立案调查材料及综合性报告
4.1	警告以上处分相关材料	永久
4.2	警告处分相关材料	30年
4.3	通报批评相关材料	10年
5	信访材料
5.1	有校级以上领导批示的群众来信、来访材料及处理意见	永久
5.2	一般的群众来信、来访材料及处理意见	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ13 组织工作（组织部、党校、编制办、人才办）

序号	类目名称	保管期限
1	上级组织部门下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关组织工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关组织工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	组织部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	组织工作材料
3.1	关于组织工作、干部监督的规章制度	30年
3.2	学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料	永久
3.3	学校落实组织、干部政策的有关材料	30年
3.4	党费收支、结存情况报告和统计表及有关规定	30年
3.5	以组织部文号编制的重要文件	永久
3.6	以组织部文号编制的一般文件、组织工作大事记	30年
4	组织建设形成的材料
4.1	学校处级组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
4.2	学校各分党委、党总支、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料	永久
4.3	校级以上先进党支部、优秀党员、先进党务工作者等的事迹材料及名单	永久
4.4	出席校级以上的党代会代表名单、登记表，代表证复印件	永久
4.5	党员和党组织情况统计年报表	永久
5	党员、干部队伍建设形成的材料
5.1	上级对校级领导人的任免、校级干部年度考评材料	永久
5.2	副处级以上干部、后备干部任职考察材料、年度和任期考核材料、干部评议	30年
5.3	校内各部门目标管理责任，党员目标管理、民主评议党员材料	30年
5.4	本校副处级以上干部任免、调动、离退休的报告、请示、批复、决定、通知等（包括上级批准的要附任免呈报表）	永久
5.5	科级干部任免的决定、通知等	30年
5.6	组织部权限内的系、室、部等干部任免材料及名册	30年
5.7	党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根	30年
5.8	处级、科级干部名册	永久
5.9	分党委、党总支、直属党支部委员名册	30年
5.10	党员名册	30年
5.11	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、组织关系转递的文件材料	永久
6	党员、干部教育、培训、学习、锻炼等形成的材料
6.1	党内重要教育活动形成的材料	30年
6.2	全校党员教育活动、干部培训计划、党校培训工作计划等文件材料	10年
6.3	党校教学大纲、工作手册、教师名单、党课讲稿、学员名单、学员成绩单	30年
6.4	科级以上干部培训、挂职、驻村、扶贫、博士服务团等工作相关材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ14 宣传教育工作（宣传部、融媒体中心、文明办、校报）

序号	类目名称	保管期限
1	上级宣传部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关宣传教育工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关宣传教育工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	宣传部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	宣传教育工作材料
3.1	宣传部制定的宣传教育工作规章制度	30年
3.2	学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3.3	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
3.4	政治、理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
3.5	宣传部印发的政治理论学习资料汇编	30年
3.6	宣传部牵头组织的各类报告会、研讨会、讲座、论坛、形势教育等形成的材料	30年
3.7	学校精神文明建设有关文件材料	30年
3.8	校园文化建设形成的关文件材料	30年
3.9	以宣传部文号编制的重要文件	永久
3.10	以宣传部文号编制的一般文件	30年
4	新闻报道材料
4.1	省级以上新闻媒体报道我校各项事业发展和教职工先进事迹的文件材料	永久
4.2	省级以上新闻媒体报道我校的报纸、网页、照片、录音、录像等材料	永久
4.3	地市级以上新闻媒体报道我校的报纸、网页、照片、录音、录像等材料	30年
4.4	记录学校各类重要会议和各项重要活动形成的声像材料	永久
4.5	校园网新闻网页的电子文件及其元数据	永久
4.6	记录学校一般会议和活动形成的声像材料	30年
4.7	宣传部制发的反映学校各项工作的资料汇编、宣传图册、宣传片、展板样稿等	永久
5	反映党政重要活动的声像材料
5.1	党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料	永久
5.2	省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、残光、访问等声像材料	永久
5.3	反应校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和声像材料	永久
5.4	本校召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰大会及其他党政重要会议）形成的重要声像材料	永久
6	其他重要声像材料
6.1	历任党委书、校长的重要声像材料	永久
6.2	本校著名专家、教授的重要声像材料	永久
6.3	本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料	永久
6.4	本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料	永久
6.5	本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料	永久
6.6	著名校友的声像材料	永久

DQ15 统战工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级统战部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关统战工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关统战工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级民主党派下发的任免我校教职工担任各级组织负责人的通知	永久
2	统战部牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	统战工作材料
3.1	学校统战部制定的管理规章制度	30年
3.2	学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结	永久
3.3	学校统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
3.4	学校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
3.5	学校港、澳、台和侨务工作材料	30年
3.6	学校各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
3.7	学校各民主党派自身建设状况的调查报告等材料	10年
3.8	学校统战工作重要会议记录	30年
3.9	以统战部文号编制的重要文件	永久
3.10	以统战部文号编制的一般文件	30年
3.11	确定党外知识分子重点联系对象的登记表、上级通知及有关材料	30年
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ16 工会工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级工会下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关工会、教代会工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关工会、教代会工作，针对我校的文件材料	永久
2	学校召开的工代会、教代会材料
2.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿	永久
2.2	大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍	永久
2.3	主席团会议、小组会议记录，会议简报、会议情况	永久
2.4	大会表决和选举办法，表决和选举结果和上级批复等	永久
2.5	提案及办理情况，问题反映记录与反馈等	永久
2.6	会议参考文件，工作人员名单	10年
2.7	照片、录音、录像等声像材料	永久
2.8	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物	永久
3	学校表彰或推荐表彰相关先进集体、先进个人的材料
3.1	工会各类表彰活动形成的文件材料	30年
3.2	省级以上先进集体、先进个人等的事迹材料、名单和证书、证件、奖杯等的复制、复印件	永久
3.3	校级表彰的先进集体、先进个人等的事迹材料、名单等	30年
4	工会工作材料
4.1	校工会牵头召开的有关会议形成的材料	30年
4.2	学校工会工作规章制度、计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表	永久
4.3	学校工会处分会员的有关材料	30年
4.4	工会委员会会议记录、纪要	30年
4.5	基层工会干部名册	30年
4.6	会员名册	30年
4.7	学校计划生育工作形成的材料	30年
4.8	工会女工委员会工作的有关材料	30年
3.9	工会有关会员家属工作的材料	10年
3.10	以校工会文号编制的重要文件	永久
3.11	以校工会文号编制的一般文件	30年
5	工会举办各类活动形成的材料学校计划生育工作形成的材料
5.1	活动方案、程序或竞赛规程、领导讲话、成绩、报告、总结等文字材料	10年
5.2	工会活动形成的具有纪念意义的照片、录音、录像等声像材料	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ17 共青团工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级团委下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关共青团工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关共青团工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	团中央、团省委领导到校的讲话、报告记录、题词	永久
2	学校召开的团代会、学代会材料
2.1	请示和批复、大会计划、通知、议程、决议、总结、记录、工作报告、领导讲话稿、发言稿	永久
2.2	大会表决和选举办法，表决和选举结果和上级批复等	永久
2.3	照片、录音、录像等声像材料	永久
2.4	贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物	永久
3	学校表彰或推荐表彰先进集体、优秀个人的材料
3.1	省级以上先进团支部等先进集体、优秀团干部、优秀团员等先进个人的事迹材料、名单	永久
3.2	校级表彰的先进团支部等先进集体、优秀团干部、优秀团员等先进个人的事迹材料、名单	30年
3.3	校级以上先进集体、先进个人的获奖证书、证件、奖杯等的原件或复制、复印件	永久
4	学生参加各类重要活动和竞赛等形成的材料
4.1	学校参加国家和省级各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中所获得的奖旗、奖章及荣誉证书。	永久
4.2	大学生创业活动综合材料（国家级、省级大学生创业基地名单、协议；创业教育相关材料；各类创业基金项目材料）	永久
4.3	学校社会实践、志愿者服务、科技创新等活动和竞赛的计划、总结以及典型调查报告	30年
4.4	省级以上社会实践、志愿者服务、科技创新等学校获奖材料、证书、证件、奖杯等的原件	永久
4.5	省级以上社会实践、志愿者服务、科技创新等个人获奖材料、证书、证件等的原件或复印件	永久
4.6	学生社会实践、志愿者服务、科技创新等重要活动和竞赛过程中形成的声像材料	永久
5	团委、学生会工作材料
5.1	学校制定的共青团工作相关规章制度	永久
5.2	校团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知	永久
5.3	校团委、学生会工作计划、报告、总结、典型调查材料和重要统计报表	30年
5.4	处分团员的材料及复查材料	30年
5.5	批准入团、离团的材料及名单	30年
5.6	团干部名单、团员名册	永久
5.7	团委、团常委会议记录	30年
5.8	各分团委、学生会有关文件材料	长期
5.9	学生参与各种学会、社团的审批表、管理章程及统计材料	长期
5.10	团委主办的重大活动的材料	永久
5.11	校团委、学生会主办的刊物样本	30年
5.12	以校团委文号编制的重要文件	永久
5.13	以校团委文号编制的一般文件	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ18 学生工作（学工部、心理中心、资助中心）

序号	类目名称	保管期限
1	上级学生工作部门下发的，经党办批阅的文件
1.1	上级下发的有关学生思想政治工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关学生思想政治工作，针对我校的文件材料	永久
2	学校表彰或推荐表彰先进集体、优秀个人的材料
2.1	省级以上先进班级等先进集体、优秀学生干部、优秀学生等先进个人的事迹材料、名单	永久
2.2	校级表彰的先进班级等先进集体、优秀学生干部、优秀学生等先进个人的事迹材料、名单	30年
2.3	校级以上先进集体的获奖证书、证件、奖杯等的原件或复制、复印件	永久
3	学生工作部工作材料
3.1	学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
3.2	学生工作部的学生思想政治工作计划、报告、总结、统计报表	永久
3.3	学生思想政治工作典型调查材料	30年
3.4	辅导员等政治工作人员名单及队伍建设的材料	30年
3.5	学校奖贷学金条例及偿还贷款办法，奖助贷协议合同、汇总表、清册、报表	30年
3.6	学生勤工俭学名单、统计等有关材料	10年
3.7	学生违纪处分材料，本人申诉及复查结论材料	永久
3.8	心理健康教育工作计划与总结	30年
3.9	以学生工作部文号编制的重要文件	永久
3.10	以学生工作部文号编制的一般文件	30年
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ19 老干部工作（离退处、关工委）

序号	类目名称	保管期限
1	上级老干部工作部门下发的，经党办批转的文件
1.1	上级下发的有关老干部和关心下一代工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关老干部和关心下一代工作，针对我校的文件材料	永久
2	老干部工作
2.1	学校制定的老干部和关心下一代工作规章制度	30年
2.2	学校离退休干部情况统计报表	30年
2.3	学校老干部和关心下一代工作计划、总结	30年
2.4	学校关心下一代工作文件材料	10年
2.5	关于干部离休、享受待遇、更改参加革命工作时间的批复材料	永久
3	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

DQ20 处级部门基层党组织工作（机关各支部、二级学院党委）

序号	类目名称	保管期限
1	分党委、党总支、直属支部工作
1.1	分党委、党总支、直属支部制定的规章制度	30年
1.2	分党委、党总支、直属支部上报学校党委的工作计划、总结、报告、请示和批复	永久
1.3	分党委、党总支、直属支部会议记录、工作计划、总结、调查材料、重要统计报表	30年
1.4	分党委、党总支、直属支部党建工作及有关材料	30年
1.5	分党委、党总支、直属支部人员奖励及有关材料	30年
2	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11 行政综合（校长办公室）

序号	类目名称	保管期限
1	上级机关下发，经校办收发、办理的行政管理文件材料（XZ1121）
1.1	上级机关有关高校行政管理工作、需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级机关有关高校行政管理工作、针对我校的文件材料	永久
1.3	上级机关召开会议印发我校行政工作典型材料或学校行政领导在上级机关会议上的发言材料	永久
1.4	上级机关或领导针对我校行政工作等的指示、批复、通报、讲话等文件材料	永久
1.5	上级机关对我校的调查或检查工作形成的重要文件	永久
2	学校行政工作会议、专题会议、庆典活动等形成的材料（XZ1123）
2.1	校长办公会、校长专题工作会、校长书记碰头会、党政联席会等记录、纪要、决定等	永久
2.2	校务委员会、学位委员会、学术委员会等委员名单、会议记录、纪要	永久
2.3	全校性工作会议、专题会议、座谈会等形成的文件材料	30年
2.4	学校行政领导在校内会议和活动上的重要讲话稿	30年
2.5	会议和活动形成的照片、录音、录像等声像材料	永久
2.6	会议和活动的贺电、贺信、赠品和大会证件式样、纪念品等实物	永久
	校庆活动的材料：重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等
3	学校对外交往形成的文件材料、声像材料和实物
3.1	上级行政领导来校调研、检查、视察工作形成的文件材料、声像材料和实物	永久
3.2	学校行政领导与上级领导有关学校工作的重要来往信件	30年
3.3	学校行政领导参加校外会议和活动的发言稿	30年
3.4	学校行政领导在公务活动中接受或受赠的礼品类实物	永久
3.5	国内外知名专家教授、社会名人、友好人士来校考察、交流形成的文件材料、声像材料和实物	永久
3.6	学校聘请、聘任兼职教授、名誉教授名册和聘请、聘任活动形成的声像材料	永久
4	学校行政综合管理形成的材料（XZ1122）
4.1	学校制定的全校性的管理规章制度及其汇编或选编	永久
4.2	以校字和校办字文号编制发布的决定、规定、办法、指示、通报和通知等重要文件	永久
4.3	以校字和校办字文号编制发布的决定、规定、办法、指示、通报和通知等一般文件	30年
4.4	上级对学校办学水平及各类行政事务评估形成的材料	永久
4.5	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4.6	有关全校性工作的调查材料和经验总结	30年
4.7	学校向上级的重要请示及其批复	永久
4.8	学校向上级的一般请示及其批复	30年
4.9	校内各单位对学校的请示及学校的批复	30年
4.10	学校报送上级的学年报表、综合统计及统计资料汇编	永久
4.11	学校行政系统启用印章的文件和印模、停用的印章，校长、副校长使用过的方章和签名用章	永久
4.12	学校历史沿革、情况介绍、学校大事记、简报、信息、动态等	永久
4.13	学校校史、校志、年鉴等工作形成的材料	永久
4.14	群众来信、来访形成的文件材料	30年
4.15	校长办公室工作计划、总结	30年
4.16	校长办公室收文、发文登记簿、重要公务电子邮件	10年
5	学校其他行政事务形成的材料（XZ1124）
5.1	学校行政事务及各项工作督查落实形成的文件材料	30年
5.2	学校法人证书、组织机构代码证等证书、证件	永久
5.3	学校与有关行政机关、企事业单位签订的合同书、协议书原件	永久
5.4	有关合同、协议文件的审查意见材料	30年
5.5	学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的文件及声像材料	永久
5.6	学校组织的著名专家教授、知名人士的治丧活动的文件及声像材料	永久
5.7	学校校务公开工作形成的材料	30年
5.8	学校机关综合事务形成的材料	10年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
6.1	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
6.2	学校从事教学、科研、生产等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。（附文字说明）	永久
6.3	普选工作材料	10年
6.4	关于捐资助学、救灾等活动的有关材料	永久
7	法制办工作(XZ14)
7.1	学校行政法律事务形成的资料、案卷
7.2	法院及其他政法机关针对我校判决书、裁定书等原件	永久
7.3	校级协议、合同材料，重要的具有长远保存利用价值的	永久
7.4	校级协议、合同材料，一般的，经济类5万元以下的	30年

XZ12 人事工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级人事部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关人事工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关人事工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	人事处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	人事管理工作材料
3.1	关于校内机构设置、人员编制、部门职能划分和岗位设置等文件材料及上级批复	永久
3.2	人事处牵头制定的学校人事管理、薪酬分配、离退休等规章制度、办法等	永久
3.3	人事处工作计划、报告总结、调查材料、会议记录	30年
3.4	学校各类人才队伍建设规划和人才引进、培养方案及办法	永久
3.5	长江学者、有突出贡献中青年专家、政府特殊津贴等人才选拔、推荐、申报等材料	永久
3.6	专业技术人员管理和专业技术职务评聘工作形成的材料及上级批复（文件、职称评定审批表、聘任花名册等）	永久
3.7	工人聘干、定级形成的材料	永久
3.8	教职工医疗、养老、失业等社会保险材料	永久
3.9	教职工福利、困难补助、遗属补助等管理工作材料	30年
3.10	表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料和名单	30年
3.11	处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料和名单	30年
3.12	专业技术人员和职工年度、任（聘）期的考核材料	30年
3.13	教职工名册（分单位的总册、分类名册）及登记表	永久
3.14	教职工动态月报	30年
3.15	人事工作各类统计表、报表	永久
3.16	以人事处文号编制的重要文件	永久
3.17	以人事处文号编制的一般文件	30年
4	人员管理工作材料
4.1	教职工录用、转正、定级等文件材料	永久
4.2	教职工调入、调出的名册、商调函件、转移行政和工资关系介绍信或存根等材料	永久
4.3	教职工校内调动材料	30年
4.4	教职工援外和支援边远地区材料	30年
4.5	教职工工资调整材料、名册	永久
4.6	教职工退职、离职的有关材料	30年
4.7	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	30年
4.8	教职工退休后延聘、或返聘等重新工作的材料	30年
4.9	教职工因公致残的审批材料	永久
4.10	合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等材料
4.11	使用临时工有关材料	30年
5	教师工作部工作
5.1	师资培养、教师出国进修管理等工作的文件、计划、规定、考核、总结等	30年
5.2	教师进修计划、安排、总结	30年
5.3	教师工作量的规定及执行情况	30年
5.4	教师业务考核材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ13 审计工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级审计部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关审计工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关审计工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	审计处牵头召开的重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	审计管理工作材料
3.1	学校审计工作计划、总结、规章制度	30年
3.2	学校审计工作会议纪录、纪要、大事记	永久
3.3	学校审计工作统计年报及重要报表	永久
3.4	上级机关对学校进行审计形成的材料	永久
3.5	以审计处文号编制的重要文件	永久
3.6	以审计处文号编制的一般文件	30年
4	校内财务审计报告及附件
4.1	单位财务、科研经费和大额支出项目等的审计报告	永久
4.2	项目与审计项目有关的请示、报告、批示、委托书等	永久
4.3	审计通知书、意见书、决定、建议书、移送处理书等	永久
4.4	审计承诺书、审计报告征求意见书、被审计单位书面意见和审计组说明材料	永久
4.5	审计证据资料、审计工作底稿	30年
4.6	被审计单位对审计结论和决定的复审申请、申诉材料	30年
4.7	审计工作方案，检查审计意见书落实情况和审计决定执行情况的报告和记录	30年
4.8	与财务审计有关的群众来信和来访记录	30年
4.9	对外委托财务审计的报告及相关材料	30年
5	校内重大经济活动、建设项目审计报告及附件
5.1	重大经济活动、建设项目审计报告	永久
5.2	经济活动、建设项目结算审计汇总表	永久
5.3	经济活动、建设项目的合同、决算	永久
5.4	与审计有关的群众来信和来访记录	30年
5.5	对外委托审计项目的报告及相关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ14 武装保卫工作

XZ14-1 武装工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级军事、武装等部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关武装、人防、军训等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关武装、人防、军训等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	武装部管理工作材料
2.1	学校制定的预备役、军事训练、拥军优抚等方面的规章制度	30年
2.2	武装部工作计划、总结、调查报告	永久
2.3	学校预备役建设等方面的统计年报及重要报表	永久
2.4	国防教育、预备役登记、征兵工作等文件材料	30年
2.5	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	永久
2.6	以武装部文号编制的重要文件	30年
2.7	以武装部文号编制的一般文件	10年
3	军事训练材料
3.1	校国旗护卫队材料	30年
3.2	军训活动日程、教官名单、军训情况、领导讲话材料	10年
3.3	军训等活动形成的声像材料	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ14-2 安全保卫工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级公安、国家安全、安全保卫等部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关安全、保卫等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关安全、保卫等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校安全保卫重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议的典型材料、发言材料、交流材料、简报	10年
2.4	会议形成的声像材料	永久
3	保卫部（处）管理工作材料
3.1	学校制定的安全保卫方面的规章制度	30年
3.2	保卫部（处）工作计划、总结、调查报告	永久
3.3	学校关于安全保卫重要工作呈报上级的请示与上级的批复	永久
3.4	上级部门对学校安全保卫工作的检查、评价材料	30年
3.5	学校安全保卫方面的统计年报及重要报表	永久
3.6	学校要害部门的安全保卫和消防工作等形成的材料	30年
3.7	保卫部门的安全检查、调查记录	10年
3.8	学校关于安全保卫工作评优、奖励的文件材料	30年
3.9	学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
3.10	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	30年
4	学校关于安全保卫方面的惩处文件
4.1	警告（不含）以上处分文件材料	永久
4.2	警告处分文件材料	30年
4.3	通报批评文件材料	10年
5	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ15 总务后勤工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级部门下发的有关总务后勤工作，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关总务后勤工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关总务后勤工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校召开的总务后勤重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	总务后勤综合管理工作材料
3.1	学校制定的总务后勤管理规章制度、后勤管理服务中心、校医院规章制度	30年
3.2	学校总务工作计划、报告、调查材料、情况汇报	30年
3.3	总务处上报学校的重要请示及学校批复	永久
3.4	总务处上报学校的一般请示及学校批复	30年
3.5	代表学校签订的各类总务后勤服务项目协议、合同等	30年
3.6	学校水、电、气、暖、通讯等管理形成的文件材料	30年
3.7	学校防震、防汛、节能、环保、爱国卫生等工作计划、总结、规定、通知等文件	30年
3.8	学生餐饮、学生宿舍管理工作等形成的有关材料	10年
3.9	校医院、食堂、宾馆、门面房等校属产业管理材料	30年
3.10	以总务处文号编制的文件	30年
4	学校房屋、房产管理文件材料
4.1	学校房屋和房产管理、调配使用、转移产权或使用权等的规定、总结	30年
4.2	教职工住房申请、住房分配或出售规定、方案、细则、情况统计、调查表等	30年
4.3	教职工住房产权合同、协议、界定卡、登记表和有关手续	永久
5	改造、维修、修缮、购置、绿化等项目管理材料
5.1	学校房屋、道路等改造、维修、修缮等形成的材料	30年
5.2	学校物质、家具等统一采购供应管理的相关材料	30年
5.3	校园绿化、美化净化等工作的有关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物
6.1	师生员工健康状况调查材料及统计表	30年
6.2	伙食、校园绿化的有关材料	10年
6.3	经营性房产的租赁合同	30年

XZ16 图书、档案和文博工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级图书、档案、文博部门下发的，经校办批转的文件（XZ1621）
1.1	上级下发的有关图书、档案、文博工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关图书、档案、文博工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	图书工作形成的材料
2.1	学校制定的图书工作管理规章制度	30年
2.2	学校图书工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
2.3	上级相关部门对学校图书工作的检查、评价材料	30年
2.4	学校馆藏图书目录、统计及统计年报	永久
2.5	图书、数据库等购置的招投标文件材料	30年
2.6	图书馆与国内外友好交往中互相赠送、交换书刊清册	30年
2.7	图书淘汰处理清册	30年
3	档案工作形成的材料（XZ1622）
3.1	学校制定的档案工作管理规章制度	30年
3.2	学校档案工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
3.3	上级档案部门对学校档案工作的检查、评价材料	30年
3.4	学校档案指南、全宗介绍、统计及统计年报	永久
3.5	归档各类档案材料移交、接收登记表	永久
3.6	档案材料销毁清册和销毁清册审批表	永久
3.7	查阅、复制或复印各类档案审批表、推荐信函或证明、登记表，档案外借登记表	永久
4	文博工作形成的材料（XZ1623）
4.1	学校制定的文博工作管理规章制度	30年
4.2	学校文博工作发展规划、工作计划、总结、调查报告	永久
4.3	上级文博部门对学校文博工作的检查、评价材料	30年
4.4	学校文博概况、藏品目录、统计及统计年报	永久
4.5	学校与国内外友好交往中互相赠送、交换的文博藏品清册	永久
5	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
5.1	历年来使用过的借书证样品（附简要说明）	永久
5.2	图书、档案馆编研成果及出版物	永久

XZ17 国有资产管理工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关国有资产管理等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关国有资产管理等工作，针对我校的文件材料	永久
1.3	上级下发的有关我校单位、个人奖惩的文件材料	永久
2	学校召开的国有资产管理重要会议形成的材料
2.1	会议记录、纪要、决定	永久
2.2	会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结	30年
2.3	会议形成的声像材料	永久
3	国有资产管理工作形成的材料
3.1	学校制定的国有资产、校办产业管理规章制度、规定	永久
3.2	学校国有资产、校办产业管理工作计划、总结、情况汇报、统计报表	永久
3.3	学校关于国有资产、校办产业管理报送上级的请示及批复	永久
3.4	国有资产管理处负责的政府采购、工程项目等招标、中标文件材料（仪器设备归设备类）	30年
3.5	学校房屋产权证、土地产权证、国有资产证等登记材料	永久
3.6	学校房屋租赁、出让等文件材料	30年
3.7	学校国有资产登记、核算清算、交接等形成的材料	永久
3.8	学校国有资产报废、处置、调拨等文件材料和报废、处置、调拨等清单	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ18 发展规划工作

序号	类目名称	保管期限
1	上级部门下发的，经校办批转的文件
1.1	上级下发的有关发展规划、学科建设等工作，需要我校贯彻执行的文件材料	10年
1.2	上级下发的有关发展规划、学科建设等工作，针对我校的文件材料	永久
2	发展规划工作形成的材料
2.1	学校教育事业规划、计划及上级批复
2.2	学校规章制度和重要文件合法性、合规性审查形成的材料	30年
2.3	学校发展规划编制、重大发展问题调查报告	永久
2.4	学校高等教育研究项目的立项、申报、评奖、鉴定等材料	30年
2.5	学校各级重点学科申报、建设、管理等形成的材料	永久
3	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ19 校友联络工作

序号	类目名称	保管期限
1	校友信息建设工作
1.1	学校与校友联络与交流形成的文件材料	30年
1.2	国内外校友会建设工作形成的材料	永久
1.3	《校友通讯录》样件	永久
2	校友捐赠工作形成的材料
2.1	校友捐资助学工作形成的文件材料	30年
2.2	校友捐赠的学校发展历程中具有凭证性和标志性作用的实物	永久
2.3	校友捐赠的其他具有纪念意义、收藏价值或永久保存价值的实物	永久
3	杰出、知名校友工作
3.1	杰出、知名校友来校开展活动形成的文件、声像材料和实物	永久
3.2	杰出、知名校友的业绩材料	永久
4	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

XZ20 二级学院和其他教辅单位工作

序号	类目名称	保管期限
1	二级学院工作（部门自存）
1.1	学院年度工作计划、总结、报告	永久
1.2	学院制定的规章制度	30年
1.3	学院重要会议文件材料、领导讲话	30年
1.4	学院办公会议记录、纪要	30年
1.5	学院与有关单位或个人签订的合同、协议、聘书	30年
1.6	学院院庆活动形成的文件材料、声像材料和实物	永久
1.7	学院校友活动形成的领导讲话、校友祝词、贺电贺信	30年
1.8	学院组织专家、学者专题讲座、学术报告形成的材料	30年
1.9	本二级学院组织沿革、大事记、院史、简介、备忘录、重要实物（存校档案馆）	永久
1.10	本二级学院各类年度统计报表、部门承办的报向上级的汇报材料、调研材料、自查材料（存校档案馆）	永久
2	教辅单位工作（部门自存）
2.1	本单位会议记录、纪要、简报	30年
2.2	本单位工作计划、总结、报告	30年
2.3	本单位开展各种业务或学术活动的文件	30年
2.4	本单位重要实物、统计年报、部门承办的报向上级的汇报材料、调研材料、自查材料（存校档案馆）	永久
3	其他具有重要保存价值的文件材料、声像材料和实物（存校档案馆）	永久

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 教学管理综合（教务处）

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校教学综合管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校教学综合管理或学校及教师教学方面奖惩的文件材料	永久
3	学校上报的关于教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的请示与批复	永久
4	学校制定的教学综合管理规章制度、条例、办法、规定等	永久
5	学校制定的非学历教育管理方面的文件材料	30年
6	学校教学工作会议记录与纪要	永久
7	本校任课教师、聘任兼职教授、名誉教授名册、教学督导组名单	永久
8	学校教学督导、教学检查、教学评估等工作计划与总结、调研报告、简报、统计报表	30年
9	教改经验、总结、典型教案及分析、重要备课记录等	永久
10	学校联合、合作办学、办班协议书	永久
11	学校获得的省部级以上教学类奖励的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章等	永久
12	各类教学成果获奖项目相关文件材料	永久
13	学校教师任省部级以上学科评议组成员、教学指导委员会委员材料	永久
14	学校主办或承办的全国性教学会议、体育赛事等教学活动形成材料	永久
15	学生运动会材料：日程安排、项目清单各项运动会项目成绩记录	30年
16	上级针对本校关于成教工作的文件材料
16.1	上级有关成人教育方面的方针、政策、规定、办法等文件材料	永久
16.2	成教工作的规章制度、计划、总结、统计材料	永久
16.3	成教教学规划、实施计划、会议记录、调研报告	永久
16.4	成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料	永久
16.5	成教联合办学、非学历教育培训班、进修班材料	永久
16.6	与外单位签订的重要协议书、合同书	永久
17	其他具有长期保存和利用价值的文件材料、实物、声像材料等
17.1	反映著名专家教授优秀教师教学活动的声像材料	永久
17.2	有关重点学科与重点实验室建设的声像材料	永久
17.3	本校编制的声像教学材料	永久
17.4	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

JX12 学科专业与实验室建设（教务处、实训实验室、二级学院）

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科专业与实验室建设，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科专业设置和实验室建设方面的文件材料	永久
3	学校专科和本科专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
4	省级以上特色专业和综合改革专业、教学实验中心等建设材料	永久
5	学校专科、本科专业、实验室建设计划、简报、总结	30年
6	学校专科、本科专业、实验室建设统计报表	永久
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX13 招生工作（招生办公室）
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科生招生工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生招生工作方面的文件材料	永久
3	学校专科、本科生招生计划、招生章程、招生简章、招生专业介绍、招生工作总结	30年
4	普通本科、专科生新生录取材料，含新生录取审批表和录取新生一寸照片	永久
5	学校举办和承办的高招咨询会议材料	永久
6	本校招生工作规章制度	永久
7	有关成教招生工作的文件材料
7.1	本校成教招生工作规章制度	永久
7.2	学校成教招生工作的计划、总结	30年
7.3	成教招生宣传材料	30年
7.4	成教新生录取审批表和录取新生一寸照片	永久
8	其它有保存价值的文件材料、实物、声像材料等	永久
JX14 学籍管理（教务处、学生处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科生学籍管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生学籍管理等方面的文件材料	永久
3	学校制定的专科、本科学生学籍管理方面的规章制度	永久
4	专科、本科新生入学登记表JX1421	永久
5	专科、本科学生成绩册、优秀毕业论文或毕业设计目录及其成绩；学生四六级英语成绩册，大学生计算机等级考试成绩册JX1422	永久
6	专科、本科学生学籍卡片JX1423	永久
7	专科、本科学生学籍变更材料（转专业、升级、留级、休学、复学、转学、退学）、学生个人学信网学籍信息变更材料 JX1424	30年
8	专科、本科在校学生名册JX14	永久
9	上级有关成教学籍管理的文件	永久
9.1	成教学生学籍管理卡JX1423	永久
9.2	成教学生成绩册JX1422	永久
9.3	成教学生在校名册JX14	永久
9.4	成教学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、转学、退学）JX1424	永久
9.5	成教学生奖励文件材料（包括奖学金）优秀学生名册、先进班集体等JX11	永久
9.6	成教学生非学籍、学籍处分文件材料JX11	永久
10	学生管理（学生处）（XS11）
10.1	上级下发且经校办批转的，有关专科、本科学生管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
10.2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科学生管理方面的文件材料	永久
10.3	学校制定的专科、本科学生管理、奖贷学金管理等办法、条例	永久
10.4	学校专科、本科学生工作会议记录与纪要、学生工作计划、简报、总结	30年
10.5	专科、本科学生奖励评定材料（优秀学生、先进班级、奖学金等）	30年
10.6	专科、本科学生处分文件材料	30年
10.7	专科、本科学生贷款名册及还款名册、学杂费减免名册、特困生受助名册	30年
10.8	省级以上大学生科技创新项目和基地建设、数学建模和“挑战杯”等竞赛材料	30年
10.9	本校学生参加国家、省部、市和本校举办的各种运动会、文艺等代表队名单、参赛项目成绩记录、获奖情况等材料	30年
10.10	新生电子注册信息审核表	永久
11	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物
JX15 课堂教学与教学实践（教务处、人事处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学生课堂教学与教学实践工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科生课堂教学与教学实践方面的文件	永久
3	学校制定的专科、本科生考试管理、课程建设、教学平台与基地建设、教学研究等规章制度	永久
4	专科、本科生各专业的培养方案、教学计划、教学大纲	永久
5	专科、本科生课程教学安排任务书、校历、课表	30年
6	省级以上精品课程、精品资源共享课程、网络课程、教学质量工程等建设与申报材料	永久
7	省级以上教学研究项目申报、立项、结项、鉴定、验收材料	永久
8	省级以上教学成果奖、教学质量奖、优秀教材奖、优秀教学团队等评审和获奖材料	永久
9	省级以上优秀教师、教学名师、模范教师、教书育人奖等申报、推荐材料和获奖文件、证书	永久
10	省级以上多媒体课件制作比赛、青年教师讲课大赛等竞赛获奖材料	30年
11	省级以上优秀教师等使用过的典型教案、备课记录、课件、教具等	30年
12	本校成教教学计划、教学大纲、培养方案	30年
13	学校实习基地建设相关资料
13.1	教学实习、生产实习计划、大纲、总结及有关材料	30年
13.2	社会调查、社会实践计划、报告、总结等有关材料	30年
14	其它有长期保存价值的文件材料、实物、声像材料等	30年
JX16 学位工作（教务处）
1	上级下发且经校办批转的，有关学士学位工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校学士学位工作方面的文件材料	永久
3	学校学位委员会授予学士学位获得者的文件和名册 JX1621	永久
4	历届毕业生学位证寸照大头照 ZP·XWZ	永久
5	获得优秀成绩的学士学位论文或毕业设计 JX1622	30年
6	本校学位评定条例、办法及计划、总结	永久
7	学位委员会会议记录、决定	永久
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX17 毕业生工作（学生处、就业办、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学毕业生工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校大学毕业生就业、创业等方面的文件材料	永久
3	学校专科、本科毕业生工作计划、简报、总结	30年
4	学校和省级以上优秀应届专科、本科毕业生评审表、表彰文件和名册	永久
5	专科、本科毕业生就业协议书、就业去向统计表	30年
6	学校承办的大学毕业生就业双向选择洽谈会、毕业生专业介绍等材料	30年
7	毕业生信息汇总表、毕业生名册、毕业生学业情况审查统计表、参加专升本考试毕业生信息汇总表 JX1721	永久
8	结业证转毕业证、补办学历证明材料 JX1721	永久
9	应届毕业生毕业证样本 JX1721	永久
10	毕业生毕业证、学位证、结业证、肄业证等领取签收册、存根JX1721	永久
11	毕业证、结业证、肄业证张贴学生个人大头照（学生处） ZP·BYZ	永久
12	就业报到证、学生档案袋转递存根、学生档案袋转递邮寄快递单号信息汇总表 JX1722	永久
13	大学毕业生就业质量跟踪调查和信息反馈材料、就业系统信息汇总表、大中专毕业生分配方案 JX1722	永久
14	专科、本科毕业生集体合影（优秀毕业生、班级、专业、学院或全校合影，均附对应姓名）	永久
15	成教学生、非学历教育学生毕业证、结业证、培训证名册、发放存根 JX1721	永久
16	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
JX18 教材建设（教务处、二级学院）
1	上级下发且经校办批转的，有关大学生教材建设工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校专科、本科教材管理、教材项目申报等方面的文件材料	永久
3	学校制定的关于专科、本科教材工作的规章制度	永久
4	各院、系、专业使用的专科、本科教材目录	30年
5	本校教师自编、主编正式出版专科、本科教材样本	永久
6	省级以上优秀专科、本科教材的评选通知、申报材料及获奖名单	永久
7	本校教师自编、主编专科、本科教学指导书、实习指导书和习题集	30年
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

各二级学院应当自行保管的教学类材料和保管期限表

序号	类目名称 JX15	保管期限
1	本科生毕业论文及评审意见	30年
2	专科、本科生优秀实习报告	30年
3	学院制定的教学管理和教学工作、教学人员等管理规章制度 JX11	30年
4	本院教师承担的各类课程考试题、标准答案和考试试卷、专业课程试题库	30年
5	本院教师任课安排表、教案、教学日历、课程进度表	10年
6	学院教学检查、调查、听课、学生评教等有关材料	10年
6	教学实习、生产实习等实践教学计划、大纲、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定	10年
7	学生社会调查和社会实践的计划、总结及有关材料	10年
8	学院获得的校级各类评优评先等有关材料	10年
9	学院招生宣传、招生工作总结	10年
10	学院学位评定分委员会会议纪录	10年
11	教师教学工作量核算、登记材料	10年
12	学生档案袋	毕业后存2年
13	其他有保存价值的材料	10年

科研类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校科技工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校科技工作的文件材料	永久
3	学校上报的关于设立科研机构、科研平台等的请示及批复	永久
4	学校申报的各级各类科学研究、示范推广和科学基金等项目的立项审批文件、申报及上级机关下达的批复	永久
5	学校制定的中长期科技发展规划、发展计划、年度工作计划和总结	永久
6	学校制定的有关科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等规章制度	永久
7	学校有关科学研究和示范推广工作的报上级的各类统计报表和年鉴、调研报告	永久
8	学校签订的对外科技协作、科技服务、成果转让等协议书、合同书、科技合同纠纷的处理材料	永久
9	学校学术委员会组成人员名单及全校科研工作会议记录、纪要、决议、决定和工作简报及声像材料	永久
10	学校获得的省部级以上科技工作类奖励的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章等原件	永久
11	学校获得的各类知识产权证书的原件	永久
12	学校挂靠的省级以上学会、协会等年度工作计划和总结材料、换届材料	30年
13	学校教职工担任省级以上学会、协会等理事以上职务情况统计表	30年
14	学校主办或承办的全国性科技工作会议、学术会议等形成的材料	永久
15	科研经费的申请、批复、科研项目经费使用情况报告	永久
16	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
16.1	荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料	永久
16.2	重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料	永久
16.3	重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料	30年
16.4	其他科研成果样品的声像材料	30年
16.5	其他反映教研等重要活动的声像材料	永久
16.6	科研成果汇编	30年

KY12 科研项目

KY12-1 立项审批阶段(纵向科研项目KY1221)

序号	类目名称	保管期限
1	项目的投标文件、可行性研究报告、开题报告、项目调研论证材料	30年
2	项目获批的立项文件、任务书或委托书、合同书或协议书、会议记录或重要来往文函	永久
3	项目实施方案的论证材料、拟定的实施计划或产品设计方案、项目建设方案	30年
4	项目计划执行情况、计划调整或撤销报告	10年
5	项目经费预算及其审批文件	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-2 项目实施阶段

序号	类目名称	保管期限
1	研究类项目的试验、测试、观测、调查、考察等获得的各种原始记录和关键工艺等文件材料	永久
2	研究类项目的数据分析与处理材料（包括计算机程序设计说明、框图、统计结果等）	永久
3	设计类项目的文字说明和形成的图纸（如底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
4	工程类项目的施工、监理和竣工材料	永久
5	项目实施过程中形成的图表及照片、录音带、录相带、幻灯片、影视片等声像材料	永久
6	项目实施的阶段工作小结、年度总结报告	30年
7	项目形成的各类有永久保管价值的样品、标本等实物	永久
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-3 验收鉴定阶段

序号	类目名称	保管期限
1	项目的验收报告、研究报告、研制报告、工艺技术报告或核心技术诀窍报告等	永久
2	项目预算执行情况和决算、审计等材料	永久
3	项目公开发表的论文、出版的专著、获得的知识产权等题录	永久
4	项目验收、鉴定、评审会材料（包括专家组成员名单、会议记录）	30年
5	项目的专家验收、鉴定、评审意见	永久
6	项目成果鉴定证书	永久
7	项目效益证明材料和推广应用意见	30年
8	项目实施的工作总结	30年
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-4 成果申报阶段

序号	类目名称	保管期限
1	科技成果登记表	永久
2	科技成果报告表	永久
3	科技成果奖励申报、评审和审批材料	永久
4	单位获奖科技成果材料（奖状、奖章、证书等）的原件、个人获奖材料的原件或复制件	永久
5	单位知识产权证书的原件、个人知识产权证书的原件或复制件	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

KY12-5 推广应用阶段

序号	类目名称	保管期限
1	学校科技成果或技术转让合同、协议书	永久
2	产品类项目定型产品的生产鉴定材料	永久
3	扩大试生产的设计文件、工艺文件	30年
4	科技成果或产品推广应用方案及实施情况	30年
5	建设类项目的后评估报告	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料	10年

横向科研项目(KY1222)

序号	类目名称	保管期限
1	学校横向科研项目审查表、横向科研项目合同书	永久
2	科研成果推广应用及技术转让的合同、协议等有关材料	永久
3	横向科研经费单（复印件）	30年

专利证书(KY1223)

序号	类目名称	保管期限
1	发明专利证书原件	永久
2	实用新型专利证书	永久
3	外观设计专利	永久

论文(KY1224)

序号	类目名称	保管期限
1	我校各院、系、所获奖的论文和专著目录	30年
2	正式出版的专著目录	30年
3	核心期刊上发表的论文目录	30年
4	国家级报纸理论版发表的文章目录	30年
5	每年发表的论文目录	30年

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校基本建设工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校基本建设工作的文件材料	永久
3	学校有关基本建设工作对上级的请示、报告和批复	30年
4	学校制定的有关基本建设管理工作的规章制度	永久
5	学校基本建设工作总体规划、工作计划、总结、简报	永久
6	有关学校基本建设工作的各类统计报表及财务预、决算表	永久
7	学校征地批准文件、签订的合同或协议书、土地证书、学校公有房屋所有权证、公有房屋使用权证	永久
8	学校用地红线图及地界变化、交换、转让、租用等的请示、报告、批复及附图	永久
9	学校各校区、科教园区等建设总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明	永久
10	学校房屋改建、扩建、维修、加固的报告、批复及其附图	永久
11	学校各类地上、地下管线工程分布图、改造图及其有关资料	永久
12	学校地质勘探、地形测量、抗震性普查的材料及其图纸	永久
13	学校举行基本建设工程奠基、开工、竣工等活动形成的声像和实物材料	永久
14	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
14.1	反映学校校景的声像材料	永久
14.2	学校拆迁前旧建筑物的声像材料	永久
14.3	重大基建项目竣工典礼的声像材料	永久

JJ12 基本建设工程

JJ12—A 工程准备阶段文件

JJ12—A1 立项文件

序号	类目名称	保管期限
1	项目建议书批复文件及项目建议书	永久
2	可行性研究报告批复文件及可行性研究报告	永久
3	设计任务书、计划任务书及报批文件	永久
4	专家论证意见、项目评估文件	永久
5	环境预测、调查报告	30年
6	有关立项的会议纪要、领导批示	永久

JJ12—A2 建设用地、拆迁文件

序号	类目名称	保管期限
1	选址申请及选址规划意见通知书	永久
2	建设用地批准书	永久
3	拆迁安置意见、协议、方案等	30年
4	建设用地规划许可证及其附表	永久
5	土地使用证明文件及其附表	永久
6	建设用地钉桩通知单	永久

JJ12—A3 勘察、设计文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程地质勘察报告	永久
2	水文地质勘查报告	永久
3	地形、地貌控制点及建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	30年
4	工程地质、水文地质地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明	30年
5	水文、气象、地震等其他设计基础材料	30年
6	总体规划设计、方案设计、初步设计文件（说明书）及其报批文件	永久
7	技术设计、施工图设计、工程设计计算书	永久
8	设计方案、人防、环保、消防等有关主管部门对设计方案的审查意见	永久
9	节能设计备案文件	永久
10	施工图设计文件及审查意见	永久
11	关键技术试验、设计评价、鉴定及审批	永久

JJ12—A4 招投标文件

序号	类目名称	保管期限
1	勘察、设计招投标文件	30年
2	勘察、设计合同	30年
3	施工招投标文件	30年
4	施工合同	30年
5	工程监理招投标文件	30年
6	监理合同	30年

JJ12—A5 开工审批文件

序号	类目名称	保管期限
1	建设工程规划许可证及其附表	永久
2	建设工程施工许可证	永久

JJ12—A6 工程造价文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程投资估算材料	30年
2	工程设计概算材料	30年
3	招标控制价格文件	30年
4	合同价格文件	30年
5	结算价格文件	30年

JJ12—A7 工程建设基本信息

序号	类目名称	保管期限
1	工程概况信息表	永久
2	学校工程项目负责人及现场管理人员名册	永久
3	监理单位工程项目总监及监理人员名册	永久
4	施工单位工程项目经理及质量管理人员名册	永久

JJ12—B 监理文件

JJ12—B1 监理管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	监理规划	30年
2	监理实施细则	30年
3	监理会议纪要	30年
4	工作联系单	30年
5	监理工程师通知	30年
6	监理工程师通知回复单	30年
7	工程暂停令	30年
8	工程复工报审表	30年

JJ12—B2 进度控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	施工进度计划报审表	30年

JJ12—B3 质量控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	质量事故报告及处理资料	永久
2	见证取样和送检人员备案表	永久
3	见证记录	永久

JJ12—B4 造价控制文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程款支付	永久
2	工程款支付凭证	永久
3	工程变更费用报审表	永久
4	费用索赔申请表	永久
5	费用索赔审批表	永久

JJ12—B5 工期管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程延期申请表	30年
2	工程延期审批表	30年

JJ12—B6 监理验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	竣工移交证书	永久
2	监理资料移交书	永久

JJ12—C 施工文件

JJ12—C1 施工管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程概况表	永久
2	分包单位资质报审表	30年
3	建设单位质量事故勘察记录	永久
4	建设工程质量事故报告书	永久
5	见证试验检测汇总表	永久

JJ12—C2 施工技术文件

序号	类目名称	保管期限
1	图纸会审记录	永久
2	设计变更通知单	永久
3	工程洽谈记录（技术核定单）	永久

JJ12—C3 进度造价文件

序号	类目名称	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	工程复工报审表	30年
3	工程延期申请表	30年
4	工程款支付申请表	永久
5	工程变更费用报审表	永久
6	费用索赔申请表	永久

JJ12—C4 施工物质出厂质量证明及进场检测文件

序号	类目名称	保管期限
	出厂质量证明文件及检测报告
1	砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件	30年
2	主要设备、器具的安装使用说明书	30年
3	消防、安全、卫生、环保、节能材料或设备检测报告或法定机构出具的有效证明文件	30年
4	设备及管道附表试验记录	30年
	进场复试报告
1	钢材试验报告	30年
2	水泥试验报告	30年
3	砂试验报告	30年
4	碎（卵）石试验报告	30年
5	防水涂料试验报告	30年
6	防水卷材试验报告	30年
7	砖（砌块）试验报告	30年
8	预应力筋复试报告	30年
9	预应力锚具、夹具和连接器复试报告	30年
10	装饰装修用门窗复试报告	30年
11	装饰装修用人造木板复试报告	30年
12	装饰装修用花岗石复试报告	30年
13	装饰装修用安全玻璃复试报告	30年
14	装饰装修用外墙面砖复试报告	30年
15	钢结构用钢材复试报告	30年
16	钢结构用防火涂料复试报告	30年
17	钢结构用焊接材料复试报告	30年
18	钢结构用高强度大六角螺栓连接副复试报告	30年
19	钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告	30年
20	散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料的见证取样复试报告	30年
21	风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告	30年
22	节能工程材料复试报告	30年
23	其他物质进场复试报告	30年

JJ12—C5 施工记录文件

序号	类目名称	保管期限
1	隐蔽工程验收记录	30年
2	工程定位测量记录	永久
3	基槽验线记录	永久
4	建筑物垂直度、标高观测记录	永久
5	沉降观测记录	永久
6	地基验槽记录	永久
7	地基钎探记录	永久
8	大型构件吊装记录	30年
9	地下工程防水效果检查记录	30年
10	防水工程试水检查记录	30年
11	通风（烟）道、垃圾道检查记录	30年
12	预应力筋张拉记录	30年
13	有粘结预应力结构灌浆记录	30年
14	钢结构施工记录	30年
15	网架（索膜）施工	30年
16	木结构施工记录	30年
17	幕墙注胶检查记录	30年
18	自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录	30年
19	电梯电气装置安装检查记录	30年
20	自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录	30年
21	其他施工记录文件	30年

JJ12—C6 施工试验记录及检测文件

序号	类目名称	保管期限
	通用表格
1	设备单机试运转记录	30年
2	系统试运转调试记录	30年
3	接地电阻测试记录	30年
4	绝缘电阻测试记录	30年
	建筑与结构工程
1	锚杆试验报告	30年
2	地基承载力检验报告	30年
3	桩基检验报告	30年
4	土工击实试验报告	30年
5	回填土试验报告（应附图）	30年
6	钢筋机械连接试验报告	30年
7	钢筋焊接连接试验报告	30年
8	砂浆抗压试验报告	30年
9	砌筑砂浆试块强度统计、评定记录	30年
10	混凝土配合比申请书、通知单	30年
11	混凝土抗压强度试验报告	30年
12	混凝土试块强度统计、评定记录	30年
13	混凝土抗渗试验报告	30年
14	砂、石、水泥放射性指标报告	30年
15	混凝土碱总量计算书	30年
16	外墙饰面砖样板粘结强度试验报告	30年
17	后置埋件抗拔试验报告	30年
18	超声波探伤报告、探伤记录	30年
19	钢构件射线探伤报告	30年
20	磁粉探伤报告	30年
21	高强度螺栓抗滑移系数检测报告	30年
22	网架节点承载力试验报告	30年
23	钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告	30年
24	木结构胶缝试验报告	30年
25	木结构构件力学性能试验报告	30年
26	木结构防护剂试验报告	30年
27	幕墙双组分硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告	30年
28	幕墙的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告	30年
29	外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告	30年
30	墙体节能工程保温材料与基层粘结强度现场拉拔试验报告	30年
31	外墙保温浆料同条件养护试件试验报告	30年
32	结构实体混凝土强度验收记录	30年
33	结构实体钢筋保护层厚度验收记录	30年
34	围护结构现场实体检验记录	30年
35	室内环境检测报告	30年
36	节能性能检测报告	30年
37	其他建筑与结构施工试验记录与检测文件	30年
	给水、排水及供暖工程
1	灌（满）水试验记录	30年
2	强度严密性试验记录	30年
3	通水试验记录	30年
4	冲（吹）洗试验记录	30年
5	通球试验记录	30年
6	消防栓试射记录	30年
7	锅炉试运行记录	30年
8	安全阀定压合格证书	30年
9	自动喷水灭火系统联动试验记录	30年
10	其他给水排水及供暖施工试验记录与检测文件	30年
	建筑电气工程
1	电气接地装置平面示意图表	永久
2	电气器具通电安全检查记录	30年
3	电气设备空载试运行记录	30年
4	建筑物照明通电试运行记录	30年
5	大型照明灯具承载试验记录	30年
6	漏电开关模拟试验记录	30年
7	大容量电气线路结点测温记录	30年
8	低压配电电源质量测试记录	30年
9	建筑物照明系统照度测试记录	30年
10	其他建筑电气施工试验记录与检测文件	30年
	智能建筑工程
1	综合布线测试记录	30年
2	光纤损耗测试记录	30年
3	视频系统末端测试记录	30年
4	子系统检测记录	30年
5	系统试运行记录	30年
6	其他智能建筑施工试验记录与检测文件	30年
	通风与空调工程
1	风管漏光检测记录	30年
2	风管漏风检测记录	30年
3	各房间室内风量测量记录	30年
4	管网风量平衡记录	30年
5	空调系统试运转测试记录	30年
6	空调水系统试运转调试记录	30年
7	制冷系统气密性试验记录	30年
8	净化空调系统检测记录	30年
9	放排烟系统联合试运行记录	30年
10	其他通风与空调施工试验记录与检测文件	30年
	电梯工程	30年
1	轿厢平层准确度测量记录	30年
2	电梯层门安全装置检测记录	30年
3	电梯电气安全装置检测记录	30年
4	电梯整机功能检测记录	30年
5	电梯主要功能检测记录	30年
6	电梯负荷运行试验记录	30年
7	电梯负荷运行试验曲线图表	30年
8	自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录	30年
9	自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录	30年
10	其他电梯施工试验记录与检测文件	30年

JJ12—C7 施工质量验收记录

序号	类目名称	保管期限
1	检验批质量验收记录	永久
2	分项工程质量验收记录	永久
3	分部（子分部）工程质量验收记录	永久
4	建筑节能分部工程质量验收记录	永久
5	自动喷水系统验收缺陷项目划分记录	永久
6	程控电话交换系统分项工程质量验收记录	永久
7	会议电视系统分项工程质量验收记录	永久
8	卫星数字电视系统分项工程质量验收记录	永久
9	有线电视系统分项工程质量验收记录	永久
10	公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录	永久
11	计算机网络系统分项工程质量验收记录	永久
12	应用软件系统分项工程质量验收记录	永久
13	网络安全系统分项工程质量验收记录	永久
14	空调与通风系统分项工程质量验收记录	永久
15	变配电系统分项工程质量验收记录	永久
16	公共照明系统分项工程质量验收记录	永久
17	给水排水系统分项工程质量验收记录	永久
18	热源和热交换系统分项工程质量验收记录	永久
19	冷冻和冷却水系统分项工程质量验收记录	永久
20	电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录	永久
21	数据通讯接口分项工程质量验收记录	永久
22	中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录	永久
23	系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录	永久
24	现场设备安装及检测分项工程质量验收记录	永久
25	火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录	永久
26	综合防范功能分项工程质量验收记录	永久
27	视频安防监控系统分项工程质量验收记录	永久
28	入侵报警系统分项工程质量验收记录	永久
29	出入口控制（门禁）系统分项工程质量验收记录	永久
30	巡更管理系统分项工程质量验收记录	永久
31	停车场（库）管理系统分项工程质量验收记录	永久
32	安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录	永久
33	综合布线系统安装分项工程质量验收记录	永久
34	综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录	永久
35	系统集成网络连接分项工程质量验收记录	永久
36	系统数据集成分项工程质量验收记录	永久
37	系统集成整体协调分项工程质量验收记录	永久
38	系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录	永久
39	系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录	永久
40	电源系统分项工程质量验收记录	永久
41	其他施工质量验收文件	永久

JJ12—C8 施工验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	单位（子单位）工程竣工预验收报验表	永久
2	单位（子单位）工程质量竣工验收记录	永久
3	单位（子单位）工程质量控制资料核查记录	永久
4	单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录	永久
5	单位（子单位）工程观感质量检查记录	永久
6	施工资料移交书	永久
7	其他施工验收文件	永久

JJ12—D 竣工图

序号	类目名称	保管期限
1	建筑竣工图	永久
2	结构竣工图	永久
3	钢结构竣工图	永久
4	幕墙竣工图	永久
5	室内装饰竣工图	永久
6	建筑给水排水及供暖竣工图	永久
7	建筑电气竣工图	永久
8	智能建筑竣工图	永久
9	通风与空调竣工图	永久
10	室外工程竣工图	永久
11	规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图	永久
12	规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图	永久

JJ12—E 工程竣工验收文件

序号	类目名称	保管期限
1	勘察单位工程质量检查报告	永久
2	设计单位工程质量检查报告	永久
3	施工单位工程竣工报告	永久
4	监理单位质量评估报告	永久
5	工程竣工验收报告	永久
6	工程竣工验收会议纪要	永久
7	专家组竣工验收意见	永久
8	工程竣工验收证书	永久
9	规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件	永久
10	房屋建筑工程质量保修书	永久
11	住宅质量保证书、住宅使用说明书	永久
12	建设工程竣工验收备案表	永久
13	建设工程档案预验收意见	永久
14	归档基本建设类档案移交、接收登记表	永久
15	施工决算文件	永久
16	监理决算文件	永久
17	开工前原貌、不同施工阶段、竣工新貌等照片	永久
18	工程建设过程的录音、录像资料	永久
19	其他工程文件	30年

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号	类目名称	保管期限
一	仪器设备综合管理
1	上级下发且经校办批转的，有关高校仪器设备管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校仪器设备管理的文件材料	永久
3	学校制定的有关仪器设备管理的规章制度	永久
4	学校仪器设备管理的工作计划、报告、总结、调查材料	30年
5	学校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
6	学校仪器设备移交清册及设备仪器报废文件、调拨报告和批复	30年
7	学校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料每年新增、报废仪器设备清单	永久
8	本校清产核资工作计划、报告、总结的文件材料及一览表	永久
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
二	仪器设备投资项目综合管理
1	仪器设备投资项目的立项阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
2	仪器设备投资项目的可行性论证阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
3	仪器设备投资项目的初步设计阶段文件（含请示、批复、方案评审文件等）	30年
4	仪器设备投资项目的计划调整阶段文件（含请示、批复等）	30年
5	仪器设备投资项目的环境影响评价、劳动安全评价、职业病防护设施评价、消防评价	30年
6	仪器设备投资项目的中期检查报告、财务审计报告及批复、档案验收阶段文件等	30年

SB12 仪器设备文件

序号	类目名称	保管期限
1	申购报告、购置计划、论证报告、批复或准购批示	30年
2	招投标文件材料	30年
3	定购合同及合同附表、技术协议、补充协议、代理授权书等	30年
4	进口仪器设备订购过程中形成的有关技术、商务文件	30年
5	开箱验收单、装箱单、附表及随机工具清单	与设备共存
6	安装、调试记录和双方签字的移交文件、保修单和相关施工、安装图纸	与设备共存
7	验收报告、鉴定证书、培训技术资料、培训记录	与设备共存
8	索赔来往函件及结果文件	与设备共存
9	仪器设备说明书及全套随机技术文件材料	与设备共存
10	使用、检修、保养、维修、故障、事故记录（设备履历书、履历卡）	与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12	仪器设备改造、改装或研发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
13	其他有价值的文件材料	与设备共存

产品生产类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校产品研发与生产管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校产品研发与生产、校办产业、企业管理等方面的文件	永久
3	学校制定的有关产品研发与产品生产、校办产业、企业管理方面的规章制度	永久
4	学校上报的有关产品研发与产品生产等方面的请示、报告、批复、批示	30年
5	校办产业与外单位联营、合资、技术合作、共同开发重大项目的合同书、协议书	永久
6	学校有关产品研发与产品生产、校办产业管理等年度工作计划、总结、统计报表	永久
7	校办企业的设立、变更、撤并、改制重组、职务聘免、更换法人等方面申请、报告、批复	永久
8	校办企业年度财务报表	永久
9	校办企业年度资产负债表	30年
10	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
10.1	获国家部委、省、市、级奖励的产品或明、优、特产品的声像材料	永久
10.2	重要产品、样品的声像材料	永久

CP12 产品项目

CP12-1 产品计划准备阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品计划项目申请报告、可行性研究报告、调查材料、方案论证材料、审批材料	30年
2	产品计划项目获批的立项文件、任务书或委托书、合同书或协议书、会议记录或重要来往文函	30年
3	产品计划项目实施方案的论证材料、拟定的实施计划或产品设计方案、项目建设方案	30年
4	产品计划项目经费预算及其审批文件	30年

CP12-2 产品研制（生产设计）阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品总体方案设计材料	30年
2	产品配方与调试要点或全套设计图纸等	30年
3	产品技术设计说明书、试验数据、测试数据、试验记录、分析报告等	30年
4	产品所需通用件、标准件、外购件、外协件等明细表、图样目录	30年
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复	30年
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-3 产品生产试制与鉴定阶段

序号	类目名称	保管期限
1	产品试制或试验大纲、试验记录及试验工作总结	30年
2	产品鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证	30年
3	产品试验生产规程和记录、样机或样品照片等声像材料	30年
4	产品生产试制投资预算执行情况和决算、审计等材料	30年
5	产品试制公开发表的论文、出版的专著、获得的奖励和知识产权等题录	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-4 产品生产阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	产品生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划	30年
2	定型产品技术条件说明书或全套工艺定型图纸	30年
3	产品生产工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺试验记录、分析和鉴定材料等工艺文件材料	30年
4	生产定型报告、批复	30年
5	重大质量事故分析报告、重要联席会议纪要	30年
6	各种更改单及技术通知单	30年
7	生产工作总结报告、技术工作总结报告	30年
8	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CP12-5 销售管理

序号	类目名称	保管期限
1	产品用户清册	30年
2	产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录	30年
3	用户反馈的产品技术文件材料	30年
4	产品说明书、宣传品、广告样张	10年
5	产品用户交验协议书	10年

出版物类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校出版工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校编辑出版工作的文件	永久
3	学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	永久
4	学校编辑出版工作管理规章制度	永久
5	学校编辑出版工作的统计报表	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CB12 出版物项目（依次为报纸、刊物、图书、音像）

序号	类目名称	保管期限
1	编辑出版单位对上级的请示和批复	30年
2	编辑出版合同书、协议书	30年
3	历次审稿意见或各级审稿单、与作者的来往信件	30年
4	编审发稿单、出版记录卡、原稿、退稿签收单	永久
5	出版物获奖或受查处情况材料	30年
6	报纸、刊物、图书、音像等正式出版物样品及其电子版	永久

编辑出版单位自存

序号	类目名称	保管期限
1	上级召开的编辑出版工作会议文件	10年
2	编辑出版单位内部管理形成的文件材料	10年
3	出版物封面设计图样	10年
4	出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬或版税通知单	10年
5	有参考价值的读者来信、重要评论等	10年
6	再版修改意见	10年

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校外事（含港澳台）管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校外事（含港澳台）工作的文件材料	永久
3	学校制定的有关外事（含港澳台）工作的管理规章制度	永久
4	学校外事工作计划、总结	30年
5	学校外事工作统计报表、请示、批复、报告等文件材料	永久
6	学校召开的外事工作会议材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料	永久
8	其他具有保存价值的声像材料和实物
8.1	外国知名人士来校参观访问的声像材料	永久
8.2	外国留学生毕业照片	永久
8.3	外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料	永久
8.4	学校参加国际比赛、竞赛的声像材料	永久
8.5	学校主持召开的国际性学术会议的声像材料	30年
8.6	学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料	30年
8.7	其他反应外事重要活动的声像材料	永久

WS12 学校人员出国（境）

序号	类目名称	保管期限
1	办理学校出国（境）人员的申请、审批、批复等手续的材料	30年
2	学校人员因公出国（境）考察、访问等情况的总结材料、厅局级干部出访报告	30年
3	学校人员因公出国（境）参加国际会议、讲学、合作研究等情况的总结材料	30年
4	学校人员出国（境）学习、进修、留学等获得学历和学位证书、奖状、奖章、奖品等的复制件	永久
5	学校人员出国（境）参加国际比赛、竞赛的有关材料	30年
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	投寄国外的学术论文	30年

WS13 外籍人员来校

序号	类目名称	保管期限
1	学校关于邀请、聘请外籍人员来校的报告、批复、合同、协议书、名单（附简历）等来往函件	30年
2	外籍人员来校参观、访问、学习、进修、培训、合作研究等形成的材料	30年
3	外籍人员来校参加国际比赛、竞赛的有关材料	30年
4	学校管理在校外籍专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料	30年
5	学校邀请、聘任的国（境）外专家、教师、学者在教学、科研、学术交流等活动中形成的典型材料	永久
6	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久
7	授予外籍人员荣誉称号的材料	永久
8	双方互赠的礼品、纪念	永久

WS14 国际合作与会议

序号	类目名称	保管期限
1	学校与外国高等学校或其他机构进行交流的协议、合同等有关材料	永久
2	学校完成校际交流、中外合作办学、境外办学、科研合作等项目形成的材料	永久
3	外方完成校际交流、中外合作办学、境外办学、科研合作等项目形成的材料	30年
4	学校授予外籍人士名誉职务、学位、称号等的材料	永久
5	外国团体或个人赠送学校的各种礼品、纪念品等	永久
6	学校主办、承办国际会议形成的材料	30年
7	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	上级下发且经校办批转的，有关高校财务会计管理工作，需要我校贯彻执行的文件	10年
2	上级下发且经校办批转的，针对我校财务会计工作的文件材料	永久
3	学校有关财务会计工作对上级的请示、报告和批复	30年
4	学校制定的有关财务会计工作的规章制度	永久
5	学校财务会计工作计划、总结、简报	30年
6	学校基金管理工作文件	永久
7	财会档案鉴定意见书	永久
8	财会档案移交保管清册、财会档案销毁清册	永久
9	其他具有保存价值的文件材料、声像材料和实物	永久

CK12 财务会计报告

序号	类目名称	保管期限
1	年度财务会计报告	永久
2	年度决算报告	永久
3	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
4	纳税申报表	10年

CK13 会计账簿

序号	类目名称	保管期限
1	总账	30年
2	明细账(净资产、负债、收入、支出明细账等)	30年
3	日记账（现金出纳账、银行存款、库存现金、零余额账户日记账等）	30年
4	学校专项基金账等其他辅助性账簿	30年
5	涉及外事的会计账簿	永久
6	固定资产卡片（固定资产报废清理后再保管五年）	30年
7	科目余额表、银行存款余额调节表、银行对账单	10年

CK14 会计凭证

序号	类目名称	保管期限
1	原始凭证、记账凭证	30年
2	传票汇总表	30年
3	购销合同等附件	30年
4	购地付款会计凭证、涉及外事的会计凭证	永久
5	会计拨款凭证及其它会计凭证	30年
6	涉及债权、债务和未清理完毕的凭证	永久
7	学校基金各种原始凭证、记账凭证	30年
8	银行对账单、银行存款余额调节表	30年

CK15 工资清册、学生奖助贷清册

序号		类目名称		保管期限
1		工资发放名册、卡片		永久
2		工资转移、证明、通知存根		30年
3		各种奖金、奖学金、助学金等发放名册、卡片		30年
4		各种贷学金、助学贷款名册		30年
招标类档案归档范围和保管期限表 ZB
序号	材料名称		保管期限
1	评标资料、评标资料汇编（含招标资料）		永久
2	招标委托协议		30年
3	中标通知书		30年
4	中标候选单位前三名投标资料		30年

实物类档案归档范围和保管期限表 SW

序号	材料名称	保管期限
1	学校在各类活动中获得的省级以上（含省级）的颁发的奖章、奖状、奖励匾牌、奖杯、锦旗、证书、荣誉册、光荣册等	永久
2	学校发展中有纪念意义的物品。如建校以来使用过的校牌、匾等物品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证、校徽、纪念章等（样品）；	永久
3	对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）	永久
4	校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。	永久
5	上级领导、著名人物来校视察、指导留下的题词、签名、字画。	永久
6	历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、签名用章等。	永久
7	机构变更或撤消、合并失效的印章。包括钢印、铜印、胶印等经公安机关审批后制作的印章。	永久
8	学校历史上形成的有保存价值的其他物品	永久

干部人事档案归档范围和保管期限表 RS

归档单位：党委组织部（统战部、党校）

类目号	序号	材料名称
二		自传材料
二	1	党员干部自传和属于自传性质的材料
四		考察、考核、鉴定材料
	1	党员干部考察材料
	2	党员干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料
	3	领导干部定期和年度考核材料
	4	领导干部援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表和考核材料
	5	后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料
六		学历学位材料
	1	党校报考登记表，入学考试各科成绩表
	2	党校学历证明
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的干部培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
十一		政审材料
	1	上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料
	2	本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料
	3	撤销原审查结论的材料
	4	各类政审表
十二		更改（认定）入党入团时间的材料
十二	1	个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复
十三		党、团组织建设工作中形成的材料
	1	中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书
	2	整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表
	3	党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见
	4	不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料
	5	取消预备党员资格的材料
	6	退党、自行脱党材料
	7	恢复组织生活（党籍）的有关审批材料
	8	中国共产主义青年团入团志愿书
	9	加入或退出民主党派形成的相关材料
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
十七		任免材料
	1	干部任免审批表及相关考察材料
	2	干部试用期期满审批表
十八		辞职、罢免材料
	1	领导干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料
	2	责令辞职和罢免的决定，对责令辞职或罢免决定不服的申诉材料、复议决定等材料
二十一		党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体、民主党派代表会议等形成的材料
二十一	1	校级以上代表大会选举产生的代表、委员登记表、个人简历、当选通知书或证明等材料
二十四		干部人事档案报送、审核工作材料
	1	干部人事档案报送单
	2	干部人事档案有关情况说明等材料

归档单位：人事处

类目号	序号	类目名称
一		履历材料
一	1	教职工履历表和属于履历性质的登记表等材料
四		考察、考核、鉴定材料
	1	教职工年度考核登记表
	2	专业技术人员聘任期满考核表
	3	教职工工作调动鉴定等材料
六		学历学位材料
	1	高中毕业生登记表
	2	中专毕业生登记表
	3	普通高等教育、成人高等教育、自学考、军队院校试报考登记表，入学考试各科成绩表
	4	研究生推免生登记表，专家推荐表
	5	学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表
	6	授予学位的材料
	7	毕业证书、学位证书复印件
	8	选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料
	9	国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历、学位认证材料等
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的职工（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
八		职业（任职）资格材料
八	1	职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件
	2	教师资格认定申请表、教师资格证书复印件等材料
九		评（聘）专业技术职称（职务）材料
	1	专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表
	2	专业技术任职资格证书复印件等材料
十		反映科研学术水平的材料
	1	当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知
	2	博士后工作期满登记表
	3	被评选为校级以上专业拔尖人才的材料和证书复印件
十二		更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间等材料
	1	个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复
	2	计算连续工龄审批材料等
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
十六		招录、聘用材料
	1	事业单位聘用合同，聘用审批（备案）表
	2	终止、解除劳动（聘用）合同或者工作关系的证明书
	3	自动离职（开除）处理决定等材料
十七		调动、退（离）休材料
	1	教职工调动审批表等材料
	2	退（离）休审批表等材料
十八		辞职、辞退、罢免材料
	1	教职工自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料
	2	责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定
	3	辞退教职工审批表、辞退决定材料
十九		工资、待遇材料
	1	新增人员工资审批表、转正定级审批表
	2	教职工工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表
	3	工资停发（恢复）通知单
	4	享受政府特殊津贴的材料
	5	解决待遇问题的审批材料
二十二		健康检查和处理工伤事故材料
	1	录用体检表
	2	反映严重慢性病、身体残疾的体检表
	3	工伤致残诊断书，确定致残等级的材料
二十三		治丧材料
	1	生平介绍
	2	非正常死亡调查报告等材料
二十四		干部人事档案报送、审核工作材料
	1	干部人事档案报送单
	2	干部人事档案有关情况说明等材料
二十五		其他材料
	1	毕业生就业通知书（派遣证）
	2	人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料

归档单位：纪委（监察处）

类目号	序号	类目名称
三		报告个人有关事项的材料
三	1	处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料
十五		涉纪涉法材料
	1	处分决定，免予处分的意见，上级批复，情况核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料
	2	本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料
	3	解除（变更、撤销）处分的材料
	4	检察院不起诉决定书
	5	法院刑事判决书、裁定书
	6	公安机关做出的行政拘留、限制人身自由等的行政处理决定
	7	公安机关做出的没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等行政处理决定

归档单位：校工会

类目号	序号	类目名称
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
二十一		工会、教职工代表大会形成的材料
二十一	1	学校召开的工会、教职工代表大会代表当选通知或证明材料，代表登记表等

归档单位：校长办公室、党委办公室

类目号	序号	类目名称
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件
二十五		其他材料
二十五	1	教职工再生育子女申请审批表等有参考价值的材料

归档单位：教务处、二级学院

类目号	序号	类目名称
七		培训材料
七	1	为期两个月以上的教师培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件

归档单位：科研处

类目号	序号	类目名称
十		反映科研学术水平的材料
	1	校级以上科学技术奖励的登记表、审批材料
	2	科研工作及个人表现评定材料，科研业务考绩材料
	3	创造发明、科研成果鉴定材料
	4	著作、译著和有重大影响的论文目录
十四		表彰奖励材料
	1	推荐、评选的校级以上各类荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表
	2	个人先进事迹材料
	3	个人奖励证书复制、复印件

归档单位：审计处

类目号	序号	类目名称
五		审计材料
五	1	被审计人员经济责任审计结果报告

归档单位：国际合作交流处（国教院）

类目号	序号	类目名称
二十		出国（境）材料
	1	因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料
	2	因私出国（境）审批表、回国登记表等材料
	3	外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件

归档单位：各处级单位、各分党委、党总支、党支部

类目号	序号	类目名称
十三		党、团组织建设工作中形成的材料
十三	1	本单位教职工加入中国共产党志愿书、入党申请书、转正申请书、政审及自传等材料
二十五		其他材料
二十五	1	根据学校职能部门的安排和要求，收集、提交本单位教职工的相关干部人事档案材料

知名人物类档案归档范围和保管期限表 RW

类目号	序号	材料名称
一		反映履历和任职的生平材料
	1	生平传记、回忆录、履历表、信函、日记、口述资料、谱牒和各个时期的照片等
	2	学习经历、学历和学位证书、培训证书、结业证书等
	3	党政领导的任免书、委任状、任命书
	4	党代表、人大代表和政协委员的代表证、委员证、荣誉证书等证件
	5	专业技术人员的任职资格证书、专业技能证书、学会或协会任职聘书等
	6	先进人物的荣誉证书、奖状、奖品、奖章等
	7	他人撰写的介绍、回忆人物生平事迹的材料
	8	已故知名人物的讣告、唁电、唁函、悼词等
二		反映职务和社会活动的材料
	1	参加国内外重要代表会议、学术会议、社会活动等的讲话稿和照片、音像等声像材料
	2	与国内外党政要员、专家学者、知名人士、社会名流等来往的信函、合影照片等
	3	使用过的有保存价值的实物、用品及受赠的礼品等
	4	各种有价值的笔记、手稿、参考书、讲义、习题本、会议记录等
	5	本人珍藏的有保存价值的书籍资料和有批注的图书资料等
	6	其他记录职务和社会活动有保存价值的材料
三		反映突出贡献和业绩的材料
	1	主持或策划完成对重大工程项目、科研项目等形成的材料
	2	被授予省部级以上先进模范人物、学术荣誉称号等的典型材料
	3	获得的省部级以上各类奖励的奖状、荣誉证书、奖章、纪念章，纪念品等
	4	公开发表或出版的代表性论文、著作、译著、教材、讲义及手稿
	5	创作的书画、摄影等文学艺术类作品
	6	其他反映突出业绩和贡献的文字材料、声像材料和实物
四		反映组织和社会评价的材料
	1	由组织整理的相关知名人物经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料
	2	新闻媒体报道的相关知名人物评价、回忆文章等材料
	3	举办相关知名人物各类庆祝、纪念活动的领导讲话、贺电、贺信、弟子贺词等材料
	4	其他反映组织和社会评价的文字材料、声像材料和实物

声像电子类档案归档范围和保管期限表 SX

SX 党政

序号	材料名称	保管期限
1	党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料	永久
2	省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、残光、访问等声像材料	永久
3	反应校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和声像材料	永久
4	本校召开的重要会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰大会及其他党政重要会议）形成的重要声像材料	永久
5	学校新闻类重要声像材料	永久
6	其他反映党政重要活动的声像材料	永久

SX 教学

1	历届毕业生照片	永久
2	反映著名专家教授优秀教师教学活动的声像材料	永久
3	有关重点学科与重点实验室建设的声像材料	永久
4	本校编制的声响教学材料	永久
5	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

SX 科研

1	荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料	永久
2	重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料	永久
3	重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料	30年
4	其他科研成果样品的声像材料	30年
5	其他反映教学重要活动的声像材料	永久

SX 外事

1	外国知名人士来校参观访问的声像材料	永久
2	外国留学生毕业照片	永久
3	外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料	永久
4	学校参加国际比赛、竞赛的声像材料	永久
5	学校主持召开的国际性学术会议的声像材料	30年
6	学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料	30年
7	其他反应外事重要活动的声像材料	永久

SX 产品

1	获国家部委、省、市、级奖励的产品或明、优、特产品的声像材料	永久
2	重要产品、样品的声像材料	永久

SX 基建

1	反映学校校景的声像材料	永久
2	学校拆迁前旧建筑物的声像材料	永久
3	重大基建项目竣工典礼的声像材料	永久

SX 人物

1	历任党委书、校长的重要声像材料	永久
2	本校著名专家、教授的重要声像材料	永久
3	本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料	永久
4	本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料	永久
5	本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料	永久
6	著名校友的声像材料	永久

DZ 电子

序号	材料名称	保管期限
1	录音、录像、多媒体	永久
2	网页、办公邮箱	30年
3	学校各类电子文件材料的刻录光盘	保管期限与纸质档案一致
4	学校各类电子文件材料的备份磁盘、移动硬盘
5	学校各类电子文件材料的数据备份磁带

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下一条：案卷目录科研基建

河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表 编 制 说 明

河南工程学院全宗简介和档案分类方案

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合（党办、主体责任办、维稳办）

DQ12 纪检监察巡察工作

DQ13 组织工作（组织部、党校、编制办、人才办）

DQ14 宣传教育工作（宣传部、融媒体中心、文明办、校报）

DQ15 统战工作

DQ16 工会工作

DQ17 共青团工作

DQ18 学生工作（学工部、心理中心、资助中心）

DQ19 老干部工作（离退处、关工委）

DQ20 处级部门基层党组织工作（机关各支部、二级学院党委）

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11 行政综合（校长办公室）

XZ12 人事工作

XZ13 审计工作

XZ14 武装保卫工作

XZ15 总务后勤工作

XZ16 图书、档案和文博工作

XZ17 国有资产管理工作

XZ18 发展规划工作

XZ19 校友联络工作

XZ20 二级学院和其他教辅单位工作

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 教学管理综合（教务处）

JX12 学科专业与实验室建设（教务处、实训实验室、二级学院）

JX13 招生工作（招生办公室）

JX14 学籍管理（教务处、学生处、二级学院）

JX15 课堂教学与教学实践（教务处、人事处、二级学院）

JX16 学位工作（教务处）

JX17 毕业生工作（学生处、就业办、二级学院）

JX18 教材建设（教务处、二级学院）

各二级学院应当自行保管的教学类材料和保管期限表

科研类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合

KY12 科研项目

横向科研项目(KY1222)

专利证书(KY1223)

论文(KY1224)

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

JJ12 基本建设工程

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

SB12 仪器设备文件

产品生产类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

CP12 产品项目

出版物类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合

CB12 出版物项目（依次为报纸、刊物、图书、音像）

编辑出版单位自存

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

WS12 学校人员出国（境）

WS13 外籍人员来校

WS14 国际合作与会议

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

CK12 财务会计报告

CK13 会计账簿

CK14 会计凭证

CK15 工资清册、学生奖助贷清册

招标类档案归档范围和保管期限表 ZB

实物类档案归档范围和保管期限表 SW

干部人事档案归档范围和保管期限表 RS

归档单位：党委组织部（统战部、党校）

归档单位：人事处

归档单位：纪委（监察处）

归档单位：校工会

归档单位：校长办公室、党委办公室

归档单位：教务处、二级学院

归档单位：科研处

归档单位：审计处

归档单位：国际合作交流处（国教院）

归档单位：各处级单位、各分党委、党总支、党支部

知名人物类档案归档范围和保管期限表 RW

声像电子类档案归档范围和保管期限表 SX

SX 党政

河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表编制说明

河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表编制说明