校属各部门、各单位：

2026 年度档案移交工作已正式启动，请各部门、各单位将 2025 年度形成的档案材料规范整理，及时移交学校档案馆。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）职能部门日常档案

1.2025年1月1日至2025年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、防疫卫生等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档，归档范围参照《河南工程学院归档单位文件材料收集归档范围及保管期限表》（详见链接河南工程学院档案分类方案、归档范围和档案保管期限表-河南工程学院档案馆）。

2.归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等）。

3.各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等。

（二）教学单位日常档案

1.2025届毕业生的成绩单（含封面、目录、盖过二级学院、教务处公章的成绩单、电子扫描件、Excel归档目录）。封面目录制作详见二级学院业务指导二级学院-河南工程学院档案馆。成绩单电子保存以班级为单位，一班一个文件夹，一人一文件（单人多页合成一个PDF文件）模版详见链接归档模版-河南工程学院档案馆。

2.2025届毕业生的学籍卡（大学期间奖惩情况、学籍异动情况、毕业证书编号、辅导员等填写完整）；

3.2025届毕业生的毕业证/学位证发放签字表；

4.2025届毕业班级/学院合影；

5.2025届各学院毕业生就业系统信息汇总表由学校就业办集中统一移交；

6.院属省级以上教师、学生获奖证书、奖杯奖牌移交原件照片/扫描件，单位、集体获奖移交原件；

7.联合办学、实习实训基地、产学研等各类协议合同原件及扫描件；

8.省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料（含对应电子文本）。

二、档案移交

（一）归档验收

1.规范整理归档。移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收。

归档标准如下：统一牛皮纸封面封底，标准目录，标注页码（从目录结束后有字页右上角开始铅笔标），封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档。

2.严格数字化扫描。为保障档案信息安全，扫描过程务必在各部门档案室进行，数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行，请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于300dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于600dpi；色彩模式：24Bit 真彩色；存储格式JPEG。扫描后的图像要求端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。纸质档案存有各种电子文本的，不必数字化扫描。

3.完善移交手续。归档部门移交档案材料时请出具一式二份档案移交清单（附件1），双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交，各类电子版请务必发送至办公邮箱：gcxydag@haue.edu.cn。

4.职能部门档案目录模板在我校档案馆网站“业务指导”栏目，可自行下载参考。（详见链接职能部门-河南工程学院档案馆）

（二）时间要求

学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于5月底前移交上一年度的归档材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

（三）工作要求

档案移交要求收集齐全不缺项，整理规范不返工，主动移交不拖延，兼顾整体不对人。

三、联系方式

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，我们将全力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。

联系人：郭老师；

电 话：62509009；

移交地点：龙湖校区西区图书馆五楼东档案馆。

附件1：河南工程学院归档文件移交清单

附件2：各部门档案材料归档分类号一览表

                                                                                                                                                           校长办公室

                                                                                                                                                      2026年3月12日